OCR HR dokumenata: dosijei, ugovori i papiri za posao
87% poslodavaca koristi AI pri zapošljavanju, no još ručno obraduje papire za posao. OCR automatizira tijek dokumenata od ponude do dosjea.
Lavina papira pri prijemu u radni odnos
Svaki novi zaposlenik generira hrpu dokumenata: potpisani ugovor o radu, kopije za provjeru identiteta, porezni obrasci, prijava za beneficije, bankovni podaci, ugovor o neotkrivanju, obrazac za hitni kontakt, potvrda sigurnosne obuke. Za tvrtku koja zapošljava 50 ljudi godišnje, to je 400+ dokumenata koji se moraju obraditi, verificirati, arhivirati i učiniti dostupnima, za cijelo razdoblje zapošljavanja svakog novog zaposlenika i cesto godinama poslije.
87% poslodavaca globalno sada koristi AI u barem jednom aspektu zapošljavanja, ali čim je pismo o ponudi potpisano, proces se vraca na papir i ručno arhiviranje. Jaz izmedju digitalnog zapošljavanja i papirnog primanja u radni odnos je mjesto gdje se dokumenti gube, rokovi propuštaju i pojavljuju se rupe u uskladjenosti.
Nasljedjeni personalni dosjei: Nepretraxivi arhiv
Većina tvrtki ima godine evidencija zaposlenika pohranjenih kao skeniranim PDF-ovima samo sa slikom: personalni dosjei, disciplinski zapisnici, certifikati o obuci, procjene učinkovitosti. Ovi su arhivi potpuno nepretraxivi. Pronalazak specifičnog certifikata o obuci zaposlenika iz 2019 zahtijeva točno znati u kojoj je mapi, ili pregledavati svaku datoteku u personalnom mapom dok je ne nadjete.
Sto HR OCR mora obraditi
- Osobni dokumenti: putovnice, osobne iskaznice, radne dozvole s različitim formatima i sigurnosnim značajkama
- Potpisani ugovori: vlastoručni potpisi na tiskanim dokumentima, cesto djelomično rukom ispunjeni
- Porezni obrasci i obrasci platnoga spiska: obrasci koje je izdala vlada s specifičnim izgledom polja
- Certifikati o obuci: od vise pružatelja u različitim formatima
- Medicinska odobrenja: preemployment zdravstvene izjave s osjetljivim informacijama
Slozjenost čuvanja
HR dokumenti imaju neke od najslozjenijih zahtjeva za čuvanje: ugovori o radu moraju se čuvati za razdoblje zapošljavanja plus zakonski post-zaposljeni godini, evidencije platnoga spiska do 50 godina u nekim jurisdikcijama, evidencije o obuci za regulatorna perioda uskladjenosti, a medicinski kartoni s posebnim pravilima zaštite podataka. Ručno upravljanje ovim preklapajucim periodima čuvanja je sklono greškama i rizično.
