Koliko dugo čuvati račune u Srbiji: Rokovi, zakoni i praktični savjeti
Točni rokovi čuvanja računa u Srbiji: za obveznike PDV-a, poduzetnike i subjekte javnog sektora. Sto zakoni kažu i kako organizirati pohranu.
Zašto je važno znati rokove čuvanja računa?
Računi su najčešći tip poslovne dokumentacije. Svaka tvrtka ih izdaje i prima: dnevno, tjedno, mjesečno. Ali koliko ih dugo morate čuvati? Odgovor ovisi o tome jeste li obveznik PDV-a, u kojem ste sektoru i o kojoj vrsti računa se radi.
Pogrešno određivanje roka može vas koštati: bilo zato sto ste prerano uništili dokument potreban za poreznu kontrolu, ili zato sto pohranjujete tone nepotrebnog papira.
Rokovi čuvanja prema zakonima
Zakon o računovodstvu (cl. 9.)
Prema Zakonu o računovodstvu ("Sluzbeni glasnik RS", br. 73/2019), računovodstveni dokumenti (uključujući račune) moraju se čuvati najmanje 5 godina od posljednjeg dana poslovne godine na koju se odnose.
Zakon o PDV-u
Za obveznike PDV-a, računi se moraju čuvati 10 godina od kraja kalendarske godine na koju se odnose. To je duže od općeg računovodstvenog roka.
Zakon o elektroničkom fakturiranju
Elektronički računi izdani putem SEF sustava čuvaju se:
- 10 godina za obveznike PDV-a
- 5 godina za subjekte koji nisu u sustavu PDV-a
Sam SEF sustav pohranjuje račune u centralnom registru, ali to ne oslobađa tvrtku obveze vođenja vlastitih zapisa.
Pregled rokova čuvanja prema vrsti računa
| Vrsta računa | Rok čuvanja | Zakonska osnova |
|---|---|---|
| Izlazni računi (obveznik PDV-a) | 10 godina | Zakon o PDV-u |
| Ulazni računi (obveznik PDV-a) | 10 godina | Zakon o PDV-u |
| Računi (neobveznik PDV-a) | 5 godina | Zakon o računovodstvu |
| E-računi putem SEF-a (PDV) | 10 godina | Zakon o e-fakturiranju |
| E-računi putem SEF-a (bez PDV-a) | 5 godina | Zakon o e-fakturiranju |
| Avansni računi | 10 godina | Zakon o PDV-u |
| Knjižne odobrenja/zaduzenja | 10 godina | Zakon o PDV-u |
Papirnati ili elektronički račun: razlikuje li se rok?
Ne. Rok čuvanja je isti bez obzira na format. Papirnati račun, PDF, XML: svi se čuvaju jednako. Razlika je u načinu pohrane:
- Papirnati računi: fizička pohrana u registratorima/kutijama
- Elektronički računi: digitalna pohrana s osiguranim integritetom i autentičnošću
Ako ste digitalizirali (skenirali) papirnate račune, originali se i dalje moraju čuvati osim ako ne ispunjavate uvjete za zamjenu originala digitalnim kopijama.
Praktični savjeti za pohranu računa
- Organizirajte po godini i vrsti: ulazni i izlazni odvojeno, po godinama
- Koristite DMS sustav za elektroničke račune: automatska kategorizacija i pretraživanje
- Povežite račune s arhivskom knjigom: svaka kategorija računa mora biti evidentirana
- Ne čekajte kraj godine: organizirajte mjesečno ili kvartalno
- Napravite sigurnosne kopije elektroničkih računa: najmanje 2 kopije na različitim lokacijama
Sto se događa nakon isteka roka?
Kada rok čuvanja računa istekne, ne možete ih jednostavno izbrisati. Morate:
- Pripremiti popis računa za uništenje
- Podnijeti zahtjev nadležnom arhivu za odobrenje
- Pričekati pisano odobrenje
- Uništiti dokumentaciju i sastaviti zapisnik
Zaključak
Rok čuvanja računa u Srbiji je 5 ili 10 godina, ovisno o PDV statusu. Nemojte dopustiti da vas to zbuni: ključ je sustavan pristup i pravi alat.
Docavelo automatski prati rokove čuvanja za svaki račun, obavještava vas kada isteknu i pomaze vam provesti zakonsku proceduru uništenja. Sve na jednom mjestu.
