Elektronički računi u Srbiji: sustav SEF, obveze, rokovi i kazne

Uvod: Elektroničko fakturiranje u Srbiji

Srbija je 2022. godine pokrenula Sustav elektroničkih računa (SEF) kao centraliziranu državnu platformu za izdavanje, slanje, primanje i pohranu elektroničkih računa. Od siječnja 2023. korištenje SEF-a obvezno je za sve obveznike PDV-a u privatnom sektoru.

Cilj sustava je potpuna digitalizacija fakturiranja, smanjenje poreznih prijevara i automatizacija poslovnih procesa. Umjesto papirnatih računa, PDF-ova ili e-pošte, svi računi prolaze kroz jedinstveni državni sustav u strukturiranom XML formatu. Ovo je dio šireg pomaka prema elektroničkom arhiviranju cjelokupne poslovne dokumentacije.

Sto je SEF (Sustav elektroničkih računa)?

SEF je centralna platforma Ministarstva financija Republike Srbije za elektroničko fakturiranje. Razvijen je kao obvezni sustav kroz koji moraju prolaziti svi računi između poslovnih subjekata.

Kljucne značajke SEF sustava:

• Strukturirani XML format koji omogućuje automatsku obradu
• Jedinstveni identifikacijski broj za svaki račun
• Automatska provjera točnosti podataka
• Pohrana računa najmanje 10 godina (5 godina za neobveznike PDV-a)
• Elektronički potpis ili certifikat za registraciju i pristup

Tko mora koristiti SEF?

Obveza korištenja SEF sustava ovisi o vrsti subjekta:

Obvezno od siječnja 2023.:

• Svi obveznici PDV-a u privatnom sektoru (B2B transakcije)
• Subjekti javnog sektora (državne institucije, javna poduzeća)
• Privatni sektor prema javnom sektoru (B2G transakcije)

Također obvezno za:

• Neobveznike PDV-a koji fakturiraju javnom sektoru
• Sve subjekte koji primaju račune od obveznika PDV-a

Jedina iznimka su fizičke osobe koje ne obavljaju poslovnu djelatnost i mali poduzetnici koji nisu u sustavu PDV-a i ne posluju s javnim sektorom.

Kako SEF funkcionira u praksi?

Proces elektroničkog fakturiranja kroz SEF funkcionira na sljedeći način:

1. Kreiranje računa u vašem računovodstvenom softveru ili izravno na SEF portalu
2. Slanje putem SEF-a u propisanom XML formatu
3. Automatska provjera podataka od strane sustava (porezni broj, iznos, PDV)
4. Dodjela jedinstvenog broja i datuma izdavanja
5. Primitak od strane kupca putem SEF sustava
6. Prihvaćanje ili odbijanje računa od strane primatelja
7. Trajna pohrana u sustavu (najmanje 10 godina)

Rokovi za primanje i prihvaćanje računa

Radnja	Javni sektor	Privatni sektor
Rok za prihvaćanje/odbijanje	15 dana	15 dana
Ako nema odgovora	Smatra se prihvaćenim	Smatra se odbijenim
Rok za evidentiranje PDV-a	12 dana od kraja poreznog razdoblja	12 dana od kraja poreznog razdoblja

Sto se mijenja od 2026.?

Zakon o elektroničkom fakturiranju izmijenjen je krajem 2025., a najvažnije promjene stupaju na snagu tijekom 2026.:

Od ožujka 2026.:

• Obvezni interni računi generirani izravno u SEF-u (za postojeće korisnike sustava)
• Elektroničko fakturiranje za maloprodaju u određenim slučajevima
• B2G elektroničke otpremnice postaju obvezne za privatni sektor

Od kraja 2026. / početka 2027.:

• Unaprijed ispunjene prijave PDV-a na temelju podataka iz SEF-a
• Automatsko usklađivanje ulaznih i izlaznih računa
• Veća automatizacija poreznih obveza

Prednosti elektroničkog fakturiranja

Prelazak na elektroničke račune donosi konkretne prednosti:

• Ušteda do 80% troškova u usporedbi s papirnatim fakturiranjem
• Eliminacija pogrešaka od ručnog unosa podataka
• Brzi proces plaćanja jer račun stiže trenutačno
• Automatska pohrana bez fizičkog arhivskog prostora
• Lakši nadzor i pregled svih izdanih i primljenih računa
• Zakonska usklađenost bez dodatnog administrativnog posla

Kazne za nepoštivanje

Neispunjavanje obveza elektroničkog fakturiranja povlaci kazne:

Kazne za pravne osobe: 200.000 do 2.000.000 RSD
Za poduzetnike: 50.000 do 500.000 RSD
Za odgovorne osobe: 50.000 do 150.000 RSD

Kazne se primjenjuju za: neizdavanje e-računa u propisanom roku, neregistraciju u SEF sustavu, neprihvaćanje računa u zakonskom roku i neusklađenost s XML formatom.

Kako Docavelo pomaze s elektroničkim računima?

Docavelo je dizajniran da maksimalno pojednostavi vas rad s elektroničkim računima i uskladi vaše poslovanje sa zakonom. Evo kako:

Automatsko arhiviranje e-računa

Svaki elektronički račun koji prođe kroz vas sustav automatski se arhivira u Docavelo. Bez ručnog prijenosa datoteka, bez kopiranja. Račun je spremljen, organiziran i dostupan kad god vam zatreba.

Pretraga prirodnim jezikom

Zaboravite na kopanje po mapama. Upišite "račun od dobavljača X iz ožujka" i Docavelo AI ce pronaći točan dokument u sekundama. Sustav razumije kontekst i sadržaj svakog računa.

Automatsko označavanje i kategorizacija

AI automatski prepoznaje vrstu računa, dobavljača, iznos, datum i dodjeljuje odgovarajuće oznake. Bez ikakvog napora s vaše strane, računi su organizirani od prvog trenutka.

Zakonska usklađenost

Docavelo pohranjuje račune u skladu sa zakonskim zahtjevima najmanje 10 godina. Pohrana u dvije AWS europske regije, AES-256 enkripcija, potpuni revizijski trag.

Integracija s arhivskom knjigom

Računi se automatski evidentiraju u digitalnoj arhivskoj knjizi. Kada inspekcija zatraži pristup, sve je spremno jednim klikom.

Zaključak

Elektroničko fakturiranje u Srbiji vise nije opcija nego obveza. SEF sustav donosi transparentnost i učinkovitost, ali također zahtijeva tehničku pripremu. S Docavelom, cijeli proces je automatiziran: od primitka računa, preko arhiviranja, do pretrage i izvješćivanja za inspekciju.

Umjesto da se prilagođavate sustavu, neka se sustav prilagodi vama. Isprobajte Docavelo besplatno 14 dana.