Kako popuniti arhivsku knjigu: Vodič korak po korak za 2026.
Detaljne upute za popunjavanje arhivske knjige s primjerima, predlošcima i čestim pogreškama. Rok je 30. travnja: pripremite se na vrijeme.
Sto je arhivska knjiga i zašto je obvezna?
Arhivska knjiga je zakonski propisan registar u koji svaka pravna osoba i poduzetnik u Srbiji mora evidentirati sav registraturski materijal nastao tijekom poslovnih aktivnosti. Prema Zakonu o arhivskoj gradi i arhivskoj djelatnosti ("Sluzbeni glasnik RS", br. 6/2020), svaka tvrtka mora voditi arhivsku knjigu i predati je nadležnom arhivu do 30. travnja za prethodnu godinu.
Mnoge tvrtke ne znaju za ovu obvezu ili je ignoriraju, dok ne dođe arhivska inspekcija. Kazne za pravne osobe mogu dosegnuti 2.000.000 RSD.
Koje stupce sadrži arhivska knjiga?
Obrazac arhivske knjige sadrži sljedeće stupce:
| Stupac | Opis | Primjer |
|---|---|---|
| Redni broj | Neprekidni broj upisa, prenosi se iz godine u godinu | 1, 2, 3... |
| Datum upisa | Datum kada je upis evidentiran | 15.01.2026. |
| Godina nastanka | Godina u kojoj je dokumentacija nastala | 2025. |
| Klasifikacijska oznaka | Šifra iz vaše Liste kategorija | 04-02 |
| Sadržaj (opis) | Kratak opis kategorije dokumentacije | Izlazni računi |
| Količina | Broj fascikala, kutija ili MB (za elektroničku) | 3 fascikle |
| Rok čuvanja | Razdoblje pohrane prema Listi kategorija | 10 godina |
| Lokacija | Gdje se dokumentacija fizički/digitalno pohranjuje | Polica 3, arhivska soba |
| Napomene | Dodatne informacije (uništeno, predano arhivu itd.) | nema |
Korak po korak: Kako popuniti arhivsku knjigu
Korak 1: Pripremite Listu kategorija
Prije nego sto počnete popunjavati, morate imati usvojenu Listu kategorija registraturskog materijala s rokovima čuvanja. Ovaj dokument definira sve vrste dokumentacije u vašoj tvrtki i koliko dugo se svaka vrsta mora čuvati. Lista mora biti odobrena od nadležnog arhiva.
Korak 2: Prikupite svu dokumentaciju za godinu
Napravite inventar sve dokumentacije nastale ili primljene tijekom godine:
- Računi (ulazni i izlazni)
- Ugovori
- Kadrovska dokumentacija
- Financijski izvještaji
- Porezna dokumentacija
- Opća korespondencija
- Tehnička dokumentacija
Korak 3: Klasificirajte dokumentaciju
Dodijelite svaki dokument odgovarajućoj kategoriji prema vašoj Listi kategorija. Svaka kategorija dobiva svoju klasifikacijsku oznaku.
Korak 4: Popunite stupce
Za svaku kategoriju dokumentacije unesite podatke u arhivsku knjigu. Redni broj se nastavlja od prethodne godine: ne počinjete od 1 svake godine.
Korak 5: Potpišite i predajte
Arhivsku knjigu potpisuje osoba odgovorna za zaštitu registraturskog materijala. Predaja se vrši nadležnom teritorijalnom arhivu (npr. Historijski arhiv Beograda za beogradske tvrtke) do 30. travnja.
Najčešće pogreške
- Počinjanje rednog broja od 1 svake godine: Broj je neprekidan, prenosi se iz prethodne godine
- Nema Liste kategorija: Bez odobrene liste arhivska knjiga nema osnovu
- Izostavljanje elektroničke dokumentacije: E-računi, e-pošte i digitalni ugovori također se moraju evidentirati
- Netočne količine: Precizno navedite broj fascikala/kutija ili megabajta
- Retroaktivno popunjavanje u zadnji čas: Vodite knjigu tijekom cijele godine, ne samo prije roka
Elektronička ili papirnata arhivska knjiga?
Zakon dopusta vođenje arhivske knjige u elektroničkom obliku. To je mnogo praktičnije jer omogućuje:
- Automatsko generiranje rednih brojeva
- Pretraživanje po bilo kojem polju
- Izvoz u PDF ili Excel za predaju arhivu
- Integraciju s DMS sustavima za automatsko popunjavanje
Docavelo automatski generira arhivsku knjigu na temelju dokumenata koje prenesete u sustav. Umjesto ručnog popunjavanja, sustav prati svaki dokument i na kraju godine: arhivska knjiga je spremna jednim klikom.
Rok i kazne
Rok za predaju arhivske knjige nadležnom arhivu je 30. travnja tekuće godine za dokumentaciju nastalu u prethodnoj kalendarskoj godini.
Kazne za nepredaju ili netočne zapise:
- Pravne osobe: od 50.000 do 2.000.000 RSD
- Poduzetnici: od 10.000 do 500.000 RSD
- Odgovorne osobe: od 5.000 do 150.000 RSD
Zaključak
Popunjavanje arhivske knjige ne mora biti komplicirano ako imate pravu pripremu i alat. Ključ je voditi evidenciju tijekom cijele godine, imati odobrenu Listu kategorija i ne čekati do zadnjeg trenutka.
S Docavelom se arhivska knjiga generira automatski. Prenosite dokumente u sustav tijekom godine, a do travnja: sve je spremno za predaju. Isprobajte besplatno.
