Zašto ispis eRacuna na papir nije valjano arhiviranje u Hrvatskoj od 2026.

Cesta zabluda nakon uvođenja Fiskalizacije 2.0

Otkako je 1. siječnja 2026. zazivjela obveza izdavanja i zaprimanja eRacuna, mnoge tvrtke rade jednu istu pogrešku. Zaprime eRacun u elektroničkom formatu, ispisu ga na pisac, ulozu u registrator i smatraju da je arhiviranje obavljeno. To je razumljiva navika iz papirnatog doba, ali pravno gledano vise ne drži vodu. Ispis eRacuna na papir nije isto sto i čuvanje eRacuna, i ta razlika može postati skupa u trenutku nadzora.

Razlog je u samoj prirodi elektroničkog računa. eRacun je strukturirani elektronički zapis, najčešće u formatu usklađenom s normom EN 16931 i hrvatskim HR-CIUS profilom. Njegova dokazna snaga lezi u strukturiranim podacima i pratećim elementima koji potvrđuju tko ga je izdao i da nije mijenjan. Kada takav zapis ispišete na papir, dobijete sliku računa, ali gubite upravo ono sto ga cini vjerodostojnim elektroničkim dokumentom.

Sto zapravo traži Zakon o računovodstvu

Zakon o računovodstvu propisuje da se knjigovodstvene isprave moraju čuvati najmanje 11 godina. Taj rok počinje teci zadnjeg dana poslovne godine u kojoj su podaci iz isprave uneseni u poslovne knjige. Za neke kategorije dokumentacije rokovi su i dulji, a isprave o plaćama trebaju se čuvati trajno. No duljina čuvanja samo je jedan dio priče. Drugi, jednako važan dio, jesu uvjeti pod kojima isprava ostaje valjana tijekom cijelog tog razdoblja.

Zakon dopusta da se isprave čuvaju kao izvorni pisani dokumenti, na elektroničkim nositeljima zapisa ili pretvorene na mikrofilm. Ključno je da kod svakog oblika moraju biti očuvani vjerodostojnost podrijetla, cjelovitost sadržaja i čitljivost od trenutka nastanka odnosno pretvorbe pa sve do kraja roka čuvanja. Kod izvorno elektroničkog računa ti uvjeti se najlakše ispunjavaju ako ga čuvate elektronički, u obliku u kojem je nastao, a ne tako da ga svedete na ispis.

Pravilnik o pretvaranju isprava u elektronički zapis

Smjer kretanja jasno pokazuje i Pravilnik o pretvaranju knjigovodstvenih isprava koje se čuvaju u izvornom pisanom obliku u elektronički zapis, objavljen u Narodnim novinama 76/2019. On ureduje obrnutu situaciju: kako papirnatu ispravu valjano prebaciti u elektronički oblik. Logika je znakovita. Država je propisala detaljne uvjete da bi papir mogao postati elektronički zapis koji ima dokaznu snagu, jer elektroničko čuvanje smatra punopravnim, a u mnogim slučajevima i poželjnim načinom arhiviranja.

Ako je dakle dopušteno i uređeno pretvaranje papira u elektronički zapis uz očuvanje vjerodostojnosti i cjelovitosti, onda je posve neprihvatljivo ići u suprotnom smjeru: uzeti izvorno elektronički račun, ispisati ga i baciti ili zanemariti elektronički original. Time svjesno degradirate dokument koji je nastao u višem, sigurnijem obliku.

Pravo nadzornog tijela na izravan pristup

Postoji još jedan razlog zašto papir ne zadovoljava. Poslovni subjekti koji isprave čuvaju pomoću elektroničkih uređaja s osiguranim online pristupom podacima moraju nadzornom tijelu na zahtjev omogućiti pristup, preuzimanje i korištenje tih isprava. Drugim riječima, kontrola ne očekuje hrpu ispisa nego elektroničke zapise koje može dohvatiti, provjeriti i obraditi. Ako imate samo papir, ne možete ispuniti taj zahtjev na način koji zakon predviđa.

Tu se krije i praktični rizik. U inspekciji računovodstvene dokumentacije nije dovoljno pokazati da račun postoji, treba dokazati da je tijekom cijelog roka čuvanja bio očuvan, neizmijenjen i čitljiv. Strukturirani elektronički zapis s pratećim metapodacima to omogućuje. Naknadno digitaliziran ispis koji je u međuvremenu zagubio izvorni format teze je obraniti.

Sto napraviti u praksi

Prvo, postavite pravilo da se svaki eRacun, i izdani i primljeni, čuva u svom izvornom elektroničkom formatu, a ne samo kao PDF za čitanje ili papirnati ispis. PDF prikaz može poslužiti za brzi pregled, ali izvorni strukturirani zapis je ono sto se arhivira. Drugo, osigurajte da arhiva pokriva puni rok od 11 godina, a za dokumentaciju s duljim rokovima i dulje, te da kroz to razdoblje jamčite čitljivost i nepromjenjivost.

Treće, uskladite interne procese. Mnoge tvrtke i dalje imaju knjigovodstvene rutine osmišljene za papir, gdje je fizički potpis i ispis bio dokaz. U svijetu eRacuna dokaz su podaci i njihova zaštita. Ako vam je dosadašnji proces bio ispisi i ulozi u registrator, vrijeme je da postane zaprimi, evidentiraj i pohrani elektronički. Papirnati registrator i dalje može postojati kao pomoć u radu, ali ne smije biti vaša jedina i službena arhiva za dokumente koji su izvorno nastali elektronički.

Fiskalizacija 2.0 nije samo promijenila način izdavanja računa, nego i ono sto znaci uredno čuvati račun. Tvrtke koje to shvate izbjeći ce situaciju u kojoj formalno imaju sve račune, a u nadzoru ne mogu dokazati da su ih čuvale na zakonom propisan način.