Quel est le bon fichier ? Comment résoudre le chaos des versions de documents
contrat_FINAL_v3_VRAIMENT_FINAL.pdf: si cela vous semble familier, vous avez un problème de controle de versions. Voici comment le résoudre.
Un scenario que chaque entreprise connaît
Le directeur envoie un contrat a un client. Le client modifie deux clauses et le renvoie. Le juriste corrige. Le directeur ajoute quelque chose. Version finale ? Personne n'en est sur. Sur le dossier partage, vous voyez :
contrat_clientX.docxcontrat_clientX_v2.docxcontrat_clientX_FINAL.docxcontrat_clientX_FINAL_correction.docxcontrat_clientX_FINAL_v2_VRAI.docx
Lequel signe-t-on ?
Pourquoi c'est dangereux, pas seulement agaçant
- Conséquences juridiques: signer la mauvaise version signifie que les conditions négociées ne sont pas incluses
- Pertes financières: mauvais devis avec ancienne tarification envoyé au client
- Perte de temps: chaque "quelle est la dernière version ?" coute 5 a 10 minutes
Comment le DMS résout le controle de versions
- Versionage automatique: chaque modification enregistre automatiquement une nouvelle version
- Historique des modifications: qui a modifie quoi, quand et pourquoi
- Verrouillage de document: pendant qu'une personne modifie, les autres ne peuvent pas écraser
- Source unique de vérité: un seul document, tout le monde voit la meme version
Conclusion
Le chaos des versions de documents coute du temps, de l'argent et peut avoir des conséquences juridiques. La solution : un seul système, un versionage automatique, un historique complet.
Docavelo enregistre automatiquement chaque version de chaque document. Vous savez toujours laquelle est la dernière, qui a modifie quoi et pouvez revenir a n'importe quelle version précédente. Essayez gratuitement.
