Migration vers un DMS: comment transférer vos documents existants
La plus grande crainte lors du passage a un DMS : "Et nos documents existants ?" Voici le guide pour une migration sans douleur.
Crainte n.1 : "Nous avons des milliers de documents"
Chaque entreprise envisageant un DMS a la meme crainte : "Comment allons-nous transférer tous les documents du serveur, des e-mails, des armoires ?" La réponse : vous n'avez pas a tout faire en une fois.
Étape 1 : inventorier les documents existants
Avant la migration, faites l'inventaire :
- Combien de documents au total (estimation par dossier) ?
- Ou sont-ils : disque partage, e-mail, papier, cloud ?
- Quels formats : PDF, Word, Excel, scannes ?
- Lesquels sont activement utilises vs. archives ?
Étape 2 : prioriser
- Nouveaux documents (immédiatement) : des le premier jour, tout ce qui est nouveau va dans le DMS
- Documents actifs (semaine 1-2) : contrats actifs, projets en cours
- Documents requis par la loi (semaine 2-4) : documentation fiscale, dossiers RH
- Archives (mois 2-3) : documentation plus ancienne, par priorité
Étape 3 : téléversement en masse
Pour les grands volumes: glissez-deposez des dossiers entiers. Le DMS preserve votre structure de dossiers existante et applique automatiquement l'OCR aux documents scannes.
Étape 4 : tagage par IA
L'IA reconnaît automatiquement le type de document, la date et les parties impliquées. Les métadonnées sont ajoutées automatiquement: vous n'avez qu'a réviser et corriger les erreurs éventuelles.
Étape 5 : fonctionnement en parallèle
Pendant la migration: l'ancien et le nouveau système fonctionnent en parallèle. Les nouveaux documents vont dans le DMS. Les anciens sont transferes progressivement. Quand tout est migre: l'ancien système est arrete.
Calendrier
| Phase | Durée |
|---|---|
| Préparation et inventaire | 1-2 jours |
| Configuration du DMS | 1 jour |
| Migration des documents actifs | 1-2 semaines |
| Fonctionnement en parallèle | 2-4 semaines |
| Migration complete | 1-3 mois |
Conclusion
La migration vers Docavelo ne signifie pas de perturbation d'activite. Commencez avec les nouveaux documents aujourd'hui, migrez les anciens progressivement. Téléversement en masse, tagage IA et OCR rendent le processus indolore. Essayez gratuitement.
