Combien de temps conserver les factures en Serbie : périodes, lois et conseils pratiques
Durées exactes de conservation des factures en Serbie : assujettis a la TVA, entrepreneurs et secteur public. Ce que disent les lois et comment archiver.
Pourquoi est-il important de connaître les durées de conservation des factures ?
Les factures sont le type de documentation professionnelle le plus courant. Chaque entreprise en émet et en reçoit: quotidiennement, hebdomadairement, mensuellement. Mais combien de temps devez-vous les conserver ? La réponse dépend de votre statut d'assujetti a la TVA, de votre secteur d'activite et du type de facture.
Se tromper de période peut vous coûter cher: soit parce que vous avez détruit prématurément un document nécessaire pour un controle fiscal, soit parce que vous stockez des tonnes de papier inutile.
Durées de conservation selon la loi
Loi comptable (art. 9)
Selon la Loi comptable ("Journal officiel RS", n. 73/2019), les documents comptables (y compris les factures) doivent être conserves pendant au moins 5 ans a compter du dernier jour de l'exercice fiscal auquel ils se rapportent.
Loi sur la TVA
Pour les assujettis a la TVA, les factures doivent être conservées pendant 10 ans a compter de la fin de l'annee civile a laquelle elles se rapportent. C'est plus long que la période comptable générale.
Loi sur la facturation électronique
Les factures électroniques émises via le système SEF sont conservées :
- 10 ans pour les assujettis a la TVA
- 5 ans pour les entités non assujetties a la TVA
Le système SEF lui-même stocke les factures dans un registre central, mais cela ne degage pas l'entreprise de son obligation de tenir ses propres registres.
Aperçu des durées de conservation par type de facture
| Type de facture | Durée de conservation | Base légale |
|---|---|---|
| Factures sortantes (assujetti TVA) | 10 ans | Loi sur la TVA |
| Factures entrantes (assujetti TVA) | 10 ans | Loi sur la TVA |
| Factures (non-assujetti TVA) | 5 ans | Loi comptable |
| Factures électroniques via SEF (TVA) | 10 ans | Loi sur la facturation électronique |
| Factures électroniques via SEF (non-TVA) | 5 ans | Loi sur la facturation électronique |
| Factures d'acompte | 10 ans | Loi sur la TVA |
| Notes de credit/debit | 10 ans | Loi sur la TVA |
Facture papier ou électronique: la durée differe-t-elle ?
Non. La durée de conservation est la meme quel que soit le format. Facture papier, PDF, XML, toutes sont conservées pendant la meme période. La différence reside dans le mode de stockage :
- Factures papier : stockage physique dans des classeurs/boites
- Factures électroniques : stockage numérique avec intégrité et authenticité garanties
Si vous avez numerise (scanne) des factures papier, les originaux doivent toujours être conserves sauf si vous remplissez les conditions de remplacement des originaux par des copies numériques.
Conseils pratiques pour le stockage des factures
- Organisez par année et par type: entrantes et sortantes séparément, par année
- Utilisez un système DMS pour les factures électroniques: catégorisation et recherche automatiques
- Liez les factures au livre d'archives: chaque catégorie de factures doit être enregistrée
- N'attendez pas la fin d'annee: organisez mensuellement ou trimestriellement
- Sauvegardez les factures électroniques: au moins 2 copies a des emplacements différents
Que se passe-t-il apres l'expiration de la durée ?
Quand la durée de conservation des factures expire, vous ne pouvez pas simplement les supprimer. Vous devez :
- Préparer une liste des factures a détruire
- Soumettre une demande aux archives compétentes pour approbation
- Attendre l'approbation écrite
- Détruire la documentation et créer un procès-verbal
Conclusion
La durée de conservation des factures en Serbie est de 5 ou 10 ans, selon le statut TVA. Ne vous laissez pas dérouter: l'essentiel est une approche systématique et le bon outil.
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