Servicios de archivado: guía completa para empresas en 2026

Que es el archivado en outsourcing?

El archivado en outsourcing significa que una empresa especializada asume por usted el ciclo completo de gestión del material corriente y de archivo: desde la recogida del papel en sus oficinas, pasando por la clasificación, el inventario, la digitalización y la conservación, hasta la eliminación del material cuyo plazo ha vencido y la entrega del material histórico al Archivo Histórico Nacional o al archivo competente. Usted sigue siendo propietario de los documentos, pero la responsabilidad física y jurídica del tratamiento correcto la asume el proveedor.

El concepto suele confundirse con el simple almacenamiento (solo guardar cajas en un almacén) y con la digitalización (solo escanear). El verdadero servicio de archivado abarca ambos, mas el cumplimiento jurídico: se lleva un libro de archivo electrónico, un registro de accesos, eliminaciones al vencimiento de los plazos y una pista de auditoria completa para cada documento.

A quien le hace falta el archivado en outsourcing

• Asesorías y gestorias contables que tramitan decenas de clientes, donde cada cliente genera miles de documentos al ano y todo debe conservarse durante un mínimo de 6 a 10 anos.
• Despachos de abogados que trabajan con expedientes cuyas partes se conservan de forma permanente.
• Empresas constructoras que acumulan en obra documentación (libros de obra, certificados, informes de ensayo) que la ley exige conservar al menos 10 anos después de la finalización.
• Cadenas comerciales y distribuidores con cientos de albaranes y facturas al mes.
• Centros sanitarios con documentación medica cuyos plazos de conservación van de 15 a 30 anos por paciente.
• Toda empresa en crecimiento que ha desbordado su propio espacio de oficina, donde el almacén con cajas resulta mas caro que el servicio profesional.

Marco jurídico en España

El archivado en outsourcing en España se rige por tres normas clave: la Ley 16/1985 del Patrimonio Histórico Español (define las obligaciones de los productores y poseedores de archivos), el Código de Comercio y la Ley General Tributaria (establecen los plazos legales de conservación), y la política de gestión documental aplicable a las administraciones publicas con sus normas técnicas de interoperabilidad. El proveedor de servicios de archivado debe contar con autorización para la conservación de archivos privados de relevancia y debe llevar el libro de archivo a nombre de su empresa, incluso cuando la documentación se encuentra físicamente en sus instalaciones.

Importante: la propiedad de los documentos sigue siendo suya. El contrato de archivado en outsourcing es un contrato de servicios, no de transmisión de propiedad. Esto significa que puede retirar su material en cualquier momento, pero también que la responsabilidad jurídica por los plazos y los accesos recae en usted, mientras que el proveedor responde de las condiciones de conservación y de la exactitud del registro.

Que esta incluido en el servicio

1. Recogida: visita a sus instalaciones para recoger la documentación, inventario en la toma de carga, transporte en condiciones controladas.
2. Clasificación: distribución por categorías según su cuadro de clasificación y determinación de plazos de conservación.
3. Inventario y registro: cada unidad recibe una signatura única, fecha de recepción, descripción y plazo de conservación.
4. Digitalización (opcional): escaneo con reconocimiento OCR, indexacion y búsqueda por contenido.
5. Conservación: en instalaciones que cumplen los requisitos (temperatura y humedad controladas, sistema contra incendios, control de accesos, videovigilancia).
6. Acceso a petición: entrega del documento escaneado en pocas horas o del original físico en el plazo definido en el contrato.
7. Eliminación: una vez al ano, propuesta de eliminación del material vencido y tramitación del procedimiento ante el archivo competente.
8. Entrega del material histórico: tras 30 anos, el material histórico clasificado se entrega al archivo publico competente según procedimiento que también gestiona el proveedor.

Cuanto cuesta y cuando es rentable

El precio se calcula normalmente por metro lineal de estantería al ano (orientativamente de 80 a 250 euros por metro, según condiciones) mas un cargo por la toma de carga inicial y la digitalización si se solicita. Para una empresa con 50 metros lineales de documentación en papel, el servicio anual de conservación ronda los 5.000 euros.

Calculo de rentabilidad: compárelo con el coste total de la solución propia: alquiler del metro cuadrado de oficina convertido en archivo (Madrid: 25 a 35 euros por m² al mes; ciudades regionales: 12 a 20 euros), salario del empleado que mantiene esporádicamente el archivo, equipamiento (estanterías, cajas), seguro, inventario anual, perdida de tiempo en búsquedas. Para cualquier empresa con mas de 30 m² de archivo activo, el archivado externo sale mas barato y libera espacio de oficina para puestos de trabajo.

Lo que el proveedor no puede hacer por usted

Antes de firmar el contrato, defina con claridad lo que sigue siendo su responsabilidad: la clasificación por categorías debe pasar la primera vez por su cuadro de clasificación (si no lo tiene, algunos proveedores lo elaboran como servicio adicional); la decisión de eliminación corresponde formalmente al propietario de la documentación; la documentación fiscal y judicial en procedimientos en curso debe permanecer accesible en plazos mas cortos que los estándar.

Como elegir un proveedor: lista de control

• Autorización competente para la conservación de archivos
• Póliza de seguro frente a danos, robo y perdida de la documentación
• Procedimiento escrito de actuación ante incendio, inundación e incidente cibernético
• Posibilidad de acceso digital a los documentos (portal web, tiempos de respuesta)
• Cifrado de los escaneos en reposo y en transito (AES-256 mínimo)
• Pista de auditoria para cada acceso a un documento
• Referencias en su sector, sobre todo si tiene plazos específicos (sanidad, construcción, finanzas)
• Procedimiento de salida claro: si finaliza la colaboración, como y en que plazo recupera su material