Persona responsable de la protección del material registral: quien puede serlo y que hace

Obligación legal de designar una persona responsable

Según el Articulo 9 de la Ley de materiales de archivo y actividades de archivo ("Gaceta Oficial de la RS", N.o 6/2020), todo creador y titular de material registral esta obligado a designar una persona responsable de la protección del material registral y los materiales de archivo.

Esto no es opcional: es una obligación legal para todas las empresas, empresarios, instituciones y organizaciones en Serbia.

Quien puede ser la persona responsable?

La ley no prescribe cualificaciones especificas, pero en la practica suele ser:

Director o propietario: lo mas común en empresas pequeñas
Empleado administrativo: secretario, gerente de oficina
Abogado de la empresa: si la empresa tiene uno
Empleado de archivo: en empresas mas grandes
Contable: común en la practica, aunque no es lo ideal ya que tienen muchas responsabilidades

Es importante que sea una persona empleada en la empresa: no puede ser una persona externa (excepto en casos de servicios de archivado subcontratados).

Cuales son las funciones de la persona responsable?

1. Mantenimiento del libro de archivo

Rellenar correctamente el libro de archivo durante todo el ano y presentarlo al archivo competente antes del 30 de abril.

2. Aplicación de la lista de categorías

Clasificación adecuada de la documentación según la lista de categorías de material registral adoptada.

3. Almacenamiento de documentos

Garantizar condiciones de almacenamiento adecuadas: sala apropiada, temperatura, protección contra humedad e incendios.

4. Procedimiento de destrucción

Preparar listas de documentación para destrucción, presentar solicitudes de aprobación al archivo, realizar el procedimiento de destrucción.

5. Comunicación con el archivo competente

Contacto con el archivo territorialmente competente: presentar libros de archivo, obtener aprobaciones, responder a solicitudes.

6. Preparación para inspecciones

Mantener todos los documentos y registros listos para cualquier posible auditoria de inspección archivística.

Como designar formalmente a la persona responsable

La designación se realiza mediante una decisión o resolución interna firmada por el director o persona autorizada. El documento debe contener:

Nombre completo de la persona designada
Puesto/cargo de trabajo
Fecha de designación
Descripción de funciones
Base legal (Articulo 9 de la Ley)
Firma del director y sello de la empresa

Esta decisión se conserva permanentemente y se presenta a la inspección archivística cuando lo solicite.

Que pasa si la empresa no tiene persona responsable designada?

No tener una persona responsable designada es una infracción según la Ley. Las sanciones son las mismas que para otras infracciones archivísticas:

Personas jurídicas: de 50.000 a 2.000.000 RSD
Personas responsables: de 5.000 a 150.000 RSD

Consejos prácticos

Designe a alguien que tenga tiempo: es una obligación real con tareas concretas, no solo una formalidad
Proporcione formación: los archivos competentes a menudo organizan formación gratuita para las personas responsables
Use software: un sistema DMS reduce drásticamente la carga de trabajo de la persona responsable
Planifique el reemplazo: si la persona responsable deja la empresa, designe inmediatamente a una nueva

Conclusión

Designar una persona responsable de la protección del material registral es una de las primeras obligaciones de toda empresa según la Ley de archivos. Esta persona es el pilar de todo el sistema de gestión documental.

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