Reglamento GPSR: la nueva obligación documental para quien vende productos online en España
El Reglamento UE 2023/988 obliga desde diciembre de 2024 a conservar la ficha técnica de seguridad de cada producto y los datos del responsable en la UE durante diez anos.
Que es el Reglamento GPSR y por que afecta a las empresas españolas
El Reglamento (UE) 2023/988 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 10 de mayo de 2023, relativo a la seguridad general de los productos (conocido como GPSR, Reglamento General de Seguridad de los Productos), es aplicable en toda la Unión desde el 13 de diciembre de 2024. Sustituye a la antigua Directiva 2001/95/CE y afecta a fabricantes, importadores, distribuidores y, de forma muy directa, a los vendedores online y a los marketplaces que operan en el mercado español.
A diferencia de normas ya conocidas como VeriFactu o la factura electrónica B2B, el GPSR no es fiscal: regula la seguridad física de los productos de consumo (juguetes, electrodomésticos, textil, cosmética, artículos de puericultura, menaje y una larga lista de bienes no armonizados por otras directivas sectoriales). Su impacto real para la gestión documental de una pyme es concreto: exige mantener, localizar y presentar a demanda de las autoridades una serie de documentos por cada referencia de producto que se comercializa.
Los documentos que exige conservar el GPSR
1. Ficha técnica de seguridad del producto
El fabricante o importador debe elaborar y conservar documentación técnica que demuestre que el producto es seguro: análisis de riesgos, resultados de pruebas, instrucciones y advertencias en castellano, y la información que permita identificar el producto (referencia, lote, modelo).
2. Datos de la persona responsable en la UE
El articulo 16 del Reglamento establece que ningún producto puede comercializarse en la Unión si no existe un operador económico establecido en la UE identificado como responsable, con nombre, dirección postal y medio de contacto electrónico. Esta información debe figurar en el producto, su envase o la documentación que lo acompaña, y debe poder acreditarse documentalmente ante la inspección.
3. Registro de trazabilidad y gestión de incidentes
Distribuidores y marketplaces deben poder identificar en cuestión de horas a que operador de la cadena (fabricante, importador o proveedor anterior) pertenece cada lote de producto, y conservar constancia de las reclamaciones, devoluciones e incidentes de seguridad recibidos.
Plazo de conservación: diez anos desde la introducción en el mercado
El Reglamento fija un plazo único y claro: la documentación técnica debe mantenerse a disposición de las autoridades de vigilancia del mercado durante diez anos desde que el producto se introdujo por primera vez en el mercado de la Unión. Para una empresa con catalogo amplio o alta rotación de referencias, esto implica llevar un archivo estructurado por producto y por lote, no solo por ejercicio contable, con capacidad de recuperar cualquier expediente aunque la referencia lleve anos descatalogada.
Que empresas están obligadas
- Fabricantes que venden directamente al consumidor final, incluido a través de tienda online propia.
- Importadores de productos de fuera de la UE (incluidos los que compran a proveedores asiáticos para reventa en España).
- Distribuidores y tiendas online, aunque no fabriquen el producto.
- Marketplaces, que deben registrarse en el portal Safety Gate, designar un punto de contacto único y retirar anuncios de productos peligrosos cuando reciben una notificación de las autoridades.
Sanciones en España
El GPSR no crea un régimen sancionador propio: remite a la normativa nacional de cada Estado miembro. En España, la falta de documentación o de identificación del responsable puede encuadrarse en el régimen de infracciones de la Ley 21/1992, de Industria, cuyas cuantías para infracciones muy graves oscilan entre 6.000.000 y 100.000.000 de euros desde la reforma operada por el Real Decreto Ley 20/2018, ademas de la posible suspensión de la actividad o cierre del establecimiento hasta cinco anos. En el ámbito de protección de consumidores, el Real Decreto Legislativo 1/2007 (texto refundido de la Ley General para la Defensa de los Consumidores y Usuarios) también contempla infracciones muy graves con multas de entre 100.001 y 1.000.000 de euros cuando el incumplimiento afecta a la seguridad de los productos puestos a disposición del consumidor.
Notificación de incidentes graves en dos días laborables
Otra novedad relevante del GPSR es el plazo de notificación: cuando un operador económico tiene conocimiento de que un producto que ha comercializado presenta un riesgo grave para la salud o seguridad de los consumidores, debe notificarlo a las autoridades competentes en un plazo de dos días laborables a través del portal Safety Business Gateway. Este aviso debe acompañarse de la documentación que describe el riesgo, las medidas correctoras adoptadas y los datos de contacto del operador, lo que exige tener esos expedientes preparados y accesibles de antemano, no reconstruidos a ultima hora.
Checklist practico para pymes que venden online
- Identificar el catalogo completo de productos sujetos al GPSR (excluyendo los ya regulados por normativa sectorial especifica como juguetes con su propia directiva armonizada, medicamentos o alimentos).
- Crear un expediente digital por producto o por lote que incluya ficha técnica, análisis de riesgos e instrucciones en castellano.
- Confirmar y documentar quien es la persona responsable en la UE para cada producto importado de fuera del Espacio Económico Europeo.
- Establecer un plazo de conservación de diez anos por expediente, con alertas para evitar borrados prematuros aunque el producto se haya descatalogado.
- Preparar una plantilla de notificación de incidentes lista para completar en menos de dos días laborables si surge una alerta de seguridad.
- Revisar si la empresa opera como marketplace o intermediario y, en ese caso, verificar el registro en el portal Safety Gate y el punto de contacto designado.
