OCR para RRHH: digitaliza expedientes de empleados a escala

El Aluvión de Papel en la Incorporación

Cada nueva contratación genera una pila de documentos: contrato de trabajo firmado, copias de verificación de identidad, formularios fiscales, inscripción a beneficios, datos bancarios, acuerdo de confidencialidad, formulario de contacto de emergencia, confirmación de formación en seguridad. Para una empresa que contrata a 50 personas al ano, eso son mas de 400 documentos que deben procesarse, verificarse, archivarse y hacerse accesibles durante todo el periodo de empleo y a menudo anos después.

El 87% de los empleadores a nivel mundial usa IA en al menos un aspecto de la contratación, pero en el momento en que se firma la carta de oferta, el proceso vuelve al papel y al archivo manual. La brecha entre la contratación digital y la incorporación basada en papel es donde se pierden documentos, se incumplen plazos y surgen brechas de cumplimiento.

Expedientes de Personal Heredados: El Archivo Inbuscable

La mayoría de las empresas tienen anos de registros de empleados almacenados como PDF de imagen escaneada: expedientes de personal, registros disciplinarios, certificados de formación, evaluaciones de desempeno. Estos archivos son completamente inbuscables. Encontrar el certificado de formación especifico de un empleado de 2019 requiere saber exactamente en que carpeta esta o navegar por cada archivo de la carpeta de personal hasta encontrarlo.

Lo Que el OCR de RRHH Debe Manejar

• Documentos de identidad: pasaportes, DNI, permisos de trabajo con formatos variados y elementos de seguridad
• Contratos firmados: firmas manuscritas en documentos impresos, a menudo parcialmente manuscritos
• Formularios fiscales y de nomina: formularios emitidos por el gobierno con disposiciones de campo especificas
• Certificados de formación: de múltiples proveedores en diferentes formatos
• Certificados médicos: declaraciones de salud previas al empleo con información sensible

Complejidad de la Retención

Los documentos de RRHH tienen algunos de los requisitos de retención mas complejos: los contratos de trabajo deben conservarse durante el periodo de empleo mas los anos posteriores al empleo establecidos por ley, los registros de nomina durante hasta 50 anos en algunas jurisdicciones, los registros de formación durante periodos de cumplimiento normativo y los registros médicos con normas especiales de protección de datos. Gestionar estos periodos de retención superpuestos manualmente es propenso a errores y arriesgado.