Por que Excel ya no es legal para facturar en España: Requisitos de software certificado
La regulación VeriFactu de España prohíbe Excel, Word y herramientas no certificadas para la facturación: con sanciones de hasta EUR 50.000 al ano por incumplimiento.
El fin de la facturación con Excel en España
Durante décadas, los autónomos y pequeñas empresas españolas confiaron en hojas de calculo Excel, plantillas de Word y generadores básicos de PDF para crear facturas. Esa era esta terminando. Bajo VeriFactu (Real Decreto 1007/2023), España ahora requiere que toda facturación se realice a través de software certificado: conocido como SIF (Sistemas Informáticos de Facturación): que garantice la integridad, trazabilidad e inmutabilidad de cada registro.
El uso de Excel, Word o cualquier herramienta de facturación no certificada conllevara sanciones de hasta EUR 50.000 al ano.
Que hace que un software sea "certificado" según VeriFactu?
El software de facturación certificado (SIF) debe cumplir estrictos requisitos técnicos:
- Inmutabilidad: Una vez creada una factura, no puede ser alterada ni eliminada sin dejar una pista de auditoria
- Trazabilidad: Cada factura debe estar vinculada en una cadena de hash, haciendo imposible insertar o eliminar registros sin ser detectado
- Integridad: Huellas digitales (hashes) protegen cada factura contra manipulación
- Generación de código QR: Cada factura debe incluir un código QR vinculado a la verificación de la AEAT
- Comunicación con AEAT: El software debe ser capaz de enviar datos del registro de facturas a la Agencia Tributaria
Por que Excel no supera ninguna prueba
Excel fundamentalmente no puede cumplir ningún requisito de VeriFactu:
| Requisito VeriFactu | Capacidad de Excel |
|---|---|
| Inmutabilidad | Cualquier celda puede editarse o eliminarse libremente |
| Cadena de hash | Sin vinculación criptográfica entre registros |
| Generación de código QR | Sin generación QR compatible con AEAT incorporada |
| Transmisión de datos a AEAT | Sin integración API con la Agencia Tributaria |
| Pista de auditoria | Sin registro automático de cambios |
A quien afecta?
VeriFactu se dirige a todos los que usan software de facturación y no están en SII (Suministro Inmediato de Información). Esto incluye:
- Autónomos: plazo 1 de julio de 2027
- Pequeñas y medianas empresas (PYMEs): plazo 1 de enero de 2027 para contribuyentes del impuesto de sociedades
- Cualquier empresa que use herramientas no certificadas para la creación de facturas
Las empresas que ya participan en el sistema SII (obligatorio para grandes empresas desde 2017) están exentas, ya que informan a la AEAT en tiempo real.
El calendario de transición
Aunque los plazos de VeriFactu se han pospuesto a 2027, los expertos aconsejan firmemente desplegar software conforme antes de diciembre de 2026 para permitir tiempo de pruebas y formación del personal. Esperar hasta el ultimo mes garantiza problemas.
