Excel para el seguimiento de documentos: por que las hojas de calculo no funcionan
Muchas empresas usan hojas de calculo Excel para rastrear documentos, contratos y facturas. He aquí 8 razones por las que deja de funcionar a medida que la empresa crece.
El escenario clásico
Alguien crea una hoja de calculo Excel: "Registro de contratos". Columnas: numero de contrato, cliente, fecha, vencimiento, ubicación del archivo. Funciona muy bien al principio: 20 filas, tabla limpia.
Un ano después? 500 filas. Tres versiones: una en el servidor, una en el correo del director, una en el portátil del abogado. Ninguna esta actualizada.
8 razones por las que Excel no sirve para el seguimiento de documentos
- Sin vinculo entre la hoja y el archivo: escribe una ubicación pero no puede hacer clic para abrir
- Múltiples versiones de la hoja: quien tiene la ultima?
- Sin automatización: entrada manual para cada documento: 2-3 horas/mes para 50 documentos
- Sin recordatorios de plazos: vence un contrato? Excel no le avisara
- Sin control de acceso por fila: todos ven todo
- Sin búsqueda de contenido: Excel solo busca lo que usted escribió manualmente
- No escala: 5.000 filas se vuelve lento e inmanejable
- No cumple los requisitos legales: no es un libro de archivo, sin marcas de clasificación
Conclusión
Excel es excelente: para cálculos e informes. Pero para el seguimiento de documentos, es una improvisación que crea mas problemas de los que resuelve.
Docavelo sustituye sus hojas de calculo Excel con un sistema inteligente que clasifica automáticamente, rastrea plazos y permite búsqueda por IA. Todo lo que ingresaba manualmente ahora ocurre automáticamente. Pruebelo gratis.
