Por que el correo no sirve para documentos: 7 problemas

"Enviamelo por correo": una frase que cuesta a las empresas miles de horas

En la empresa promedio, los documentos se intercambian por correo electrónico, aplicaciones de mensajería y diversos canales de comunicación. El contable necesita una factura: llega por una app de chat. El director necesita un contrato: alguien lo encuentra en un correo antiguo. Albarán? En algún lugar en un adjunto de hace 3 meses.

Esto "funciona", hasta que deja de funcionar. Y siempre deja de funcionar en el peor momento: durante una auditoria fiscal, una revisión o cuando un cliente solicita un comprobante de entrega.

7 problemas de enviar documentos por correo electrónico

1. Los documentos se pierden en la bandeja de entrada

El usuario empresarial promedio recibe mas de 120 correos diarios. Una factura de hace un mes esta enterrada bajo cientos de otros mensajes.

2. Sin control de versiones

Un compañero envía el contrato v1. Usted recibe la corrección v2 por correo. El cliente envía comentarios por chat. La versión final esta... donde?

3. Sin control de acceso

Una vez que envía un documento por correo, pierde el control sobre el. Quien lo reenvio? Quien lo guardo en un portátil personal?

4. Almacenamiento limitado

El almacenamiento gratuito de correo se llena rápidamente cuando cada factura tiene 2-5 MB y los albaranes contienen imágenes de productos.

5. La búsqueda no funciona para documentos escaneados

Un compañero escanea una factura y la envía como imagen. El correo no puede buscar texto dentro de esa imagen.

6. Sin categorización

El correo no distingue una factura de una propuesta, un contrato de unas notas de reunión. Todos los documentos son solo "adjuntos".

7. Incumplimiento legal

Las leyes de archivado exigen documentos almacenados por categoría con periodos de conservación definidos. El correo electrónico no cumple ninguno de estos requisitos.

La solución: DMS centralizado

• Un solo lugar para todos los documentos: no mas "donde envie eso?"
• Búsqueda por IA: describa el documento con palabras, el sistema lo encuentra
• Clasificación automática: el sistema reconoce los tipos de documento
• Portal de clientes: en lugar de correo, los clientes cargan directamente en su sistema
• Control de acceso: quien ve que, con pista de auditoria completa

Conclusión

El correo electrónico fue creado para la comunicación, no para la gestión documental. Cada vez que envía una factura por correo, crea un duplicado sin control.

Docavelo sustituye al correo electrónico y las aplicaciones de mensajería para el intercambio de documentos. Los clientes cargan a través de un portal, los equipos acceden a través del DMS y la IA encuentra cualquier documento en segundos. Pruebelo gratis: 14 días, sin tarjeta de crédito.