Cuanto tiempo guardar facturas en Serbia: periodos, leyes y consejos prácticos
Periodos exactos de conservación de facturas en Serbia: para contribuyentes de IVA, empresarios y sector publico. Que dice la ley y como organizarlo.
Por que es importante conocer los periodos de conservación de facturas?
Las facturas son el tipo de documentación empresarial mas común. Toda empresa las emite y recibe: diaria, semanal o mensualmente. Pero durante cuanto tiempo debe conservarlas? La respuesta depende de si es contribuyente de IVA, en que sector se encuentra y que tipo de factura es.
Equivocarse con el periodo puede costarle: ya sea porque destruyo prematuramente un documento necesario para una auditoria fiscal, o porque almacena toneladas de papel innecesario.
Periodos de conservación según la ley
Ley de contabilidad (Art. 9)
Según la Ley de contabilidad ("Gaceta Oficial de la RS", N.o 73/2019), los documentos contables (incluidas las facturas) deben conservarse durante al menos 5 anos desde el ultimo día del ejercicio al que corresponden.
Ley del IVA
Para los contribuyentes de IVA, las facturas deben conservarse durante 10 anos desde el final del ano calendario al que corresponden. Esto es mas largo que el periodo contable general.
Ley de facturación electrónica
Las facturas electrónicas emitidas a través del sistema SEF se conservan:
- 10 anos para contribuyentes de IVA
- 5 anos para entidades que no están en el sistema de IVA
El propio sistema SEF almacena las facturas en un registro central, pero esto no exime a la empresa de su obligación de mantener sus propios registros.
Resumen de periodos de conservación por tipo de factura
| Tipo de factura | Periodo de conservación | Base legal |
|---|---|---|
| Facturas emitidas (contribuyente IVA) | 10 anos | Ley del IVA |
| Facturas recibidas (contribuyente IVA) | 10 anos | Ley del IVA |
| Facturas (no contribuyente IVA) | 5 anos | Ley de contabilidad |
| Facturas electrónicas vía SEF (IVA) | 10 anos | Ley de facturación electrónica |
| Facturas electrónicas vía SEF (no IVA) | 5 anos | Ley de facturación electrónica |
| Facturas anticipadas | 10 anos | Ley del IVA |
| Notas de credito/debito | 10 anos | Ley del IVA |
Factura en papel o electrónica: difiere el periodo?
No. El periodo de conservación es el mismo independientemente del formato. Factura en papel, PDF, XML, todas se conservan durante el mismo periodo. La diferencia esta en el método de almacenamiento:
- Facturas en papel: almacenamiento físico en archivadores/cajas
- Facturas electrónicas: almacenamiento digital con integridad y autenticidad garantizadas
Si ha digitalizado (escaneado) facturas en papel, los originales deben conservarse a menos que cumpla las condiciones para reemplazar los originales por copias digitales.
Consejos prácticos para el almacenamiento de facturas
- Organice por ano y tipo: recibidas y emitidas por separado, por ano
- Use un sistema DMS para facturas electrónicas: categorización automática y búsqueda
- Vincule las facturas al libro de archivo: cada categoría de factura debe registrarse
- No espere hasta fin de ano: organice mensual o trimestralmente
- Haga copias de seguridad de las facturas electrónicas: al menos 2 copias en ubicaciones diferentes
Que sucede cuando expira el periodo?
Cuando expira la conservación de las facturas, no puede simplemente eliminarlas. Debe:
- Preparar una lista de facturas para destrucción
- Presentar una solicitud al archivo competente para aprobación
- Esperar la aprobación escrita
- Destruir la documentación y crear un acta
Conclusión
El periodo de conservación de facturas en Serbia es de 5 o 10 anos, según el estado de IVA. No deje que esto le confunda: la clave es un enfoque sistemático y la herramienta adecuada.
Docavelo rastrea automáticamente los periodos de conservación de cada factura, le notifica cuando vencen y le ayuda a llevar a cabo el procedimiento legal de destrucción. Todo en un solo lugar.
