Μετάβαση σε DMS: Πώς να Μεταφέρετε τα Υπάρχοντα Έγγραφά σας
Ο μεγαλύτερος φόβος κατά τη μετάβαση σε DMS: "Τι θα γίνει με τα υπάρχοντα έγγραφά μας;" Οδηγός για μια ανώδυνη μετάβαση.
Φόβος #1: "Έχουμε Χιλιάδες Έγγραφα"
Κάθε εταιρεία που εξετάζει DMS έχει τον ίδιο φόβο: "Πώς θα μεταφέρουμε όλα τα έγγραφα από τον server, τα email, τα αρχεία;" Η απάντηση: δεν χρειάζεται να το κάνετε όλο ταυτόχρονα.
Βήμα 1: Απογραφή Υπαρχόντων Εγγράφων
Πριν τη μετάβαση, κάντε απογραφή:
- Πόσα έγγραφα συνολικά (εκτίμηση ανά φάκελο);
- Πού βρίσκονται: κοινόχρηστος δίσκος, email, χαρτί, cloud;
- Τι μορφές: PDF, Word, Excel, σαρωμένα;
- Ποια χρησιμοποιούνται ενεργά vs αρχειακά;
Βήμα 2: Ιεράρχηση Προτεραιοτήτων
- Νέα έγγραφα (αμέσως): Από την πρώτη μέρα, ό,τι νέο μπαίνει στο DMS
- Ενεργά έγγραφα (εβδομάδα 1-2): Ενεργά συμβόλαια, τρέχοντα έργα
- Νομικά απαιτούμενα (εβδομάδα 2-4): Φορολογική τεκμηρίωση, αρχεία HR
- Αρχεία (μήνας 2-3): Παλαιότερη τεκμηρίωση, κατά προτεραιότητα
Βήμα 3: Μαζικό Ανέβασμα
Για μεγάλους όγκους, σύρτε και αφήστε ολόκληρους φακέλους. Το DMS διατηρεί την υπάρχουσα δομή φακέλων και εφαρμόζει αυτόματα OCR στα σαρωμένα έγγραφα.
Βήμα 4: Ετικετοποίηση AI
Η AI αναγνωρίζει αυτόματα τύπο εγγράφου, ημερομηνία και εμπλεκόμενα μέρη. Τα μεταδεδομένα προστίθενται αυτόματα. Εσείς απλά ελέγχετε και διορθώνετε τυχόν λάθη.
Βήμα 5: Παράλληλη Λειτουργία
Κατά τη μετάβαση, παλιό και νέο σύστημα λειτουργούν παράλληλα. Νέα έγγραφα πηγαίνουν στο DMS. Παλιά μεταφέρονται σταδιακά. Όταν ολοκληρωθεί η μεταφορά, το παλιό σύστημα κλείνει.
Χρονοδιάγραμμα
| Φάση | Διάρκεια |
|---|---|
| Προετοιμασία και απογραφή | 1-2 ημέρες |
| Ρύθμιση DMS | 1 ημέρα |
| Μεταφορά ενεργών εγγράφων | 1-2 εβδομάδες |
| Παράλληλη λειτουργία | 2-4 εβδομάδες |
| Ολοκλήρωση μετάβασης | 1-3 μήνες |
Συμπέρασμα
Η μετάβαση στο Docavelo δεν σημαίνει διακοπή εργασιών. Ξεκινήστε με νέα έγγραφα σήμερα, μεταφέρετε τα παλιά σταδιακά. Μαζικό ανέβασμα, ετικετοποίηση AI και OCR κάνουν τη διαδικασία ανώδυνη. Δοκιμάστε δωρεάν.
