Αρχειοθέτηση Δελτίων Αποστολής: Διατήρηση 10 Ετών
Ο νόμος απαιτεί φύλαξη ηλεκτρονικών δελτίων αποστολής για 10 χρόνια (δημόσιος τομέας: μόνιμα). Πώς να οργανώσετε την αρχειοθέτηση για κάθε έλεγχο.
Πόσο Καιρό Πρέπει να Φυλάσσετε τα Ηλεκτρονικά Δελτία Αποστολής;
| Τύπος Φορέα | Περίοδος Διατήρησης |
|---|---|
| Δημόσιος τομέας | Μόνιμα |
| Ιδιωτικός τομέας | Τουλάχιστον 10 χρόνια από την ημερομηνία έκδοσης |
Τι Ακριβώς Πρέπει να Φυλάσσετε;
- Ηλεκτρονικά δελτία αποστολής: όλα τα αποσταλμένα και ληφθέντα
- Ηλεκτρονικά δελτία παραλαβής: όλες οι επιβεβαιώσεις
- Χάρτινες εκδόσεις με ολόγραμμα: αν χρησιμοποιήθηκαν κατά τη διάρκεια διακοπών
- Ίχνος ελέγχου: ποιος δημιούργησε, τροποποίησε, επιβεβαίωσε
- Συνημμένα: φωτογραφίες, CMR, πιστοποιητικά ποιότητας
Πού Αποθηκεύονται τα Ηλεκτρονικά Δελτία Αποστολής;
1. Κεντρικό Σύστημα (Πύλη)
Η πύλη αποθηκεύει όλα τα δελτία κεντρικά, αλλά η αποκλειστική βάσιση σε αυτή είναι επικίνδυνη: ο νόμος τοποθετεί την ευθύνη σε ΕΣΑΣ.
2. Δικό σας Σύστημα (Υποχρεωτικό)
Πρέπει να έχετε δικό σας αντίγραφο. Επιλογές: DMS (συνιστάται), αρχείο ERP ή σύστημα αρχείων.
Γιατί DMS για Αρχειοθέτηση;
- Αυτόματη ταξινόμηση: κατά παραλήπτη, ημερομηνία, τύπο εμπορευμάτων
- Εγγυημένη διατήρηση: αποτρέπει τυχαία διαγραφή
- Ακεραιότητα εγγράφου: τιμές hash, ψηφιακές υπογραφές, ίχνος ελέγχου
- Διασταυρούμενη σύνδεση: συνδέει δελτία αποστολής με τιμολόγια, δελτία παραλαβής, συμβάσεις
Τι Ψάχνουν οι Επιθεωρητές
- Έχετε όλα τα δελτία αποστολής;
- Είναι αναζητήσιμα;
- Είναι αναλλοίωτα;
- Έχετε ίχνος ελέγχου;
- Έχετε αντίγραφα ασφαλείας;
Λίστα Ελέγχου Αρχειοθέτησης
- DMS ή ERP με μακροπρόθεσμη αρχειοθέτηση
- Αυτόματος συγχρονισμός με την πύλη ηλεκτρονικών δελτίων αποστολής
- Αντίγραφο ασφαλείας εκτός τοποθεσίας (cloud ή φυσικό)
- Ρυθμισμένες περίοδοι διατήρησης (10 χρόνια / μόνιμα)
- Προστασία διαγραφής (κλείδωμα διατήρησης)
- Αναζήτηση κατά παραλήπτη, ημερομηνία, τύπο εμπορευμάτων
- Ενεργοποιημένο ίχνος ελέγχου
- Σύνδεση με ηλεκτρονικά τιμολόγια και δελτία παραλαβής
Συμπέρασμα
Η αρχειοθέτηση ηλεκτρονικών δελτίων αποστολής δεν είναι προαιρετική: είναι νομική απαίτηση για 10 χρόνια. Μη βασίζεστε αποκλειστικά στην κυβερνητική πύλη.
Το Docavelo αρχειοθετεί αυτόματα όλα τα ηλεκτρονικά δελτία αποστολής για 10+ χρόνια, με πλήρη αναζήτηση, ίχνος ελέγχου και προστασία διαγραφής. Πάντα έτοιμοι για επιθεώρηση.
