Zaprtje podjetja: Kaj storiti z dokumenti
Zaprtje podjetja ne pomeni, da lahko zavržete dokumente. Zakon predpisuje obveznosti hrambe in predajo arhivu. Tukaj je celoten vodic.
Zaprtje podjetja ≠ Zaprtje arhiva
Mnogi lastniki podjetij verjamejo, da zaprtje podjetja konca obveznost hrambe dokumentov. To ni res. Zakoni o arhivskem gradivu zahtevajo, da se dokumentacija ohrani tudi po prenehanju delovanja pravne osebe.
Zakonske obveznosti ob zaprtju
- Organizacija dokumentacije: vsi dokumenti morajo biti razporejeni po letu in kategoriji
- Posodobitev arhivske knjige: popoln popis vse dokumentacije
- Ločitev trajnih evidenc: dokumenti trajne vrednosti se ločijo
- Predaja državnemu arhivu: trajne evidence se predajo pristojnemu arhivu
- Uničenje netrajnega materiala: samo z odobritvijo arhiva
Roki hrambe, ki veljajo po zaprtju
| Vrsta dokumenta | Rok hrambe |
|---|---|
| Letni izkazi | Trajno |
| Davčna dokumentacija | 10 let |
| Plačilne evidence | Trajno |
| Pogodbe o zaposlitvi | Trajno |
| Poslovne pogodbe | 10 let po preteku |
| Računi | 10 let |
Kako DMS olajša zaprtje
- Organizirana predaja: vsi dokumenti že kategorizirani z metapodatki
- Samodejna arhivska knjiga: generirajte popolno arhivsko knjigo za predajo
- Izvoz v standardnih formatih: PDF/A za dolgoročno hrambo
- Revizijska sled: dokaz celovitosti dokumentov skozi celotno obdobje hrambe
Zaključek
Docavelo vam pomaga zapreti podjetje v skladu z zakonom. Samodejna arhivska knjiga, organizirana dokumentacija in izvoz za predajo državnemu arhivu. Ne čakajte do zadnjega trenutka: organizirajte dokumente zdaj.
