Slovenija B2B e-fakturiranje prestavljeno na 2028: Kaj naj podjetja storijo v vmesnem času

Zakon o izmenjavi elektronskih računov: Kaj se je spremenilo

Slovenija je 23. oktobra 2025 sprejela Zakon o izmenjavi elektronskih računov, ki vzpostavlja pravno podlago za obvezno B2B elektronsko fakturiranje po vsej državi. Vendar pa zakon določa datum uveljavitve 1. januar 2028, kar prestavlja prvotni cilj, na katerega so se mnoga podjetja pripravljala. Odlog je bil posledica potrebe po vzpostavitvi ustrezne tehnične infrastrukture, certificiranju ponudnikov e-poti, integraciji z omrežjem Peppol in zagotovitvi dovolj casa malim in srednjim podjetjem za prilagoditev svojih sistemov. Čeprav odlog zagotavlja dodatni cas, ne odpravlja bremena priprav. Podjetja, ki bodo prestavitev razumela kot dovoljenje za čakanje do leta 2027, se bodo soočila z enakimi stisnjenimi casovnicami izvedbe, ki so v drugih državah EU povzročile neuspehe pri zagotavljanju skladnosti.

Obvezna elektronska knjiga DDV: Že v veljavi

Medtem ko je bila polna obveznost e-fakturiranja prestavljena, je Slovenija nadaljevala z obvezno elektronsko oddajo knjig DDV prek FURS (Finančna uprava Republike Slovenije) od 1. julija 2025. Vsi zavezanci za DDV morajo zdaj mesečno ali cetrletno oddajati podrobne podatke na ravni transakcij iz svojih knjig nabav in prodaj, odvisno od pogostosti oddaje obračunov DDV. Oddaje knjig morajo vključevati identifikacijske podatke računov, davčne številke in imena nasprotnih strank, davčno osnovo in zneske DDV, razclenljene po stopnjah, ter razvrstitve obravnave DDV. Ta obveznost sluzi kot vmesni korak proti polnemu e-fakturiranju, saj od podjetij zahteva digitalizacijo podatkov o transakcijah in vzpostavitev elektronskih povezav za poročanje s FURS. Podjetja, ki se danes spopadajo s skladnostjo pri knjigah DDV, se bodo soočila z bistveno večjimi izzivi, ko bo leta 2028 začel veljati mandat za strukturirano e-fakturiranje.

Integracija z omrežjem Peppol

Osrednji element slovenske strategije e-fakturiranja je integracija z omrežjem Peppol (Pan-European Public Procurement On-Line), mednarodnim okvirom za standardizirano elektronsko izmenjavo dokumentov. Ko bo obveznost B2B začela veljati januarja 2028, bodo slovenska podjetja izmenjevala e-racune prek certificiranih ponudnikov e-poti, povezanih z omrežjem Peppol. Ta pristop zagotavlja interoperabilnost ne le med slovenskimi podjetji, temveč tudi s poslovnimi partnerji po vsej EU in širšem svetu, saj se Peppol uporablja v več kot 30 državah. Za podjetja z mednarodnim poslovanjem integracija s Peppol pomeni, da bo ista infrastruktura za e-fakturiranje, ki se uporablja za domačo skladnost, podpirala tudi mednarodno izmenjavo računov. Podjetja naj že zdaj začnejo ocenjevati rešitve za fakturiranje, ki so združljive s Peppol, saj mora biti ekosistem certificiranih ponudnikov e-poti v celoti operativen do oktobra 2027, le tri mesece pred obveznostjo.

Hramba prometnih podatkov: Pravilo 2 let

Pogosto spregledana določba Zakona o izmenjavi elektronskih računov je zahteva, da se prometni podatki e-racunov, torej metapodatki o prenosu, prejemu in statusu dostave vsakega elektronskega računa, hranijo 2 leti. To je ločeno od zahteve po hrambi vsebine računa in velja za tehnične evidence o izmenjavi, ki jih vzdržujejo ponudniki e-poti in potencialno tudi podjetja sama. Prometni podatki vključujejo časovne žige prenosa in prejema, identifikacijo pošiljatelja in prejemnika, status potrditve dostave ter vsa obvestila o napakah ali zavrnitvah. Podjetja morajo zagotoviti, da njihovi sistemi za e-fakturiranje in pogodbe s ponudniki e-poti vključujejo določbe o hrambi in priklicu prometnih podatkov, saj lahko FURS te podatke zahteva med revizijami skladnosti za preverjanje, ali so bili računi pravilno izmenjani v zahtevanih časovnih okvirih.

Kaj naj podjetja storijo zdaj: Načrt za 2026-2027

Obdobje med zdaj in januarjem 2028 je treba izkoristiti strateško. V letu 2026 naj se podjetja osredotočijo na tri prednostne naloge: prvič, zagotovitev polne skladnosti z zahtevo za elektronsko oddajo knjig DDV, saj to potrjuje zmogljivosti ekstrakcije podatkov in poročanja, ki bodo temelj e-fakturiranja. Drugič, izvedba ocene trenutnih sistemov fakturiranja, da se ugotovi, ali lahko ustvarjajo in prejemajo strukturirane elektronske račune v formatu e-SLOG 2.0 ali UBL, dveh standardih, ki jih bo Slovenija sprejemala. Tretjič, začetek ocenjevanja certificiranih ponudnikov e-poti in dostopnih točk Peppol, zbiranje informacij o stroških, možnostih integracije in ravneh storitev. V letu 2027 naj podjetja uvedejo izbrano rešitev za e-fakturiranje, izvedejo vzporedno testiranje ob tradicionalnem fakturiranju, usposobijo osebje za nove delovne postopke in razrešijo morebitne težave z integracijo pred rokom januarja 2028. Podjetja, ki bodo sledila tej casovnici, bodo v obdobje obveznosti vstopila s preizkušenimi, stabilnimi sistemi, namesto da bi se ob pritisku roka mudila z uvedbo.

Kazni za neskladnost

Kaznovalni okvir Slovenije za neskladnost pri e-fakturiranju vključuje globe v razponu od 500 EUR do 6.000 EUR za podjetja, ki po uveljavitvi obveznosti ne izdajo, pošljejo ali prejmejo računov v zahtevani elektronski obliki. Čeprav so te globe zmerne v primerjavi z nekaterimi državami EU, se nalagajo za vsako kršitev, kar pomeni, da bi podjetje, ki sistematično izdaja papirne račune ali račune v PDF po januarju 2028, lahko nakopičilo znatne kazni. Kaznovalna struktura je zasnovana za spodbujanje skladnosti in ne za kaznovanje občasnih tehničnih napak, vendar podjetja ne bi smela podcenjevati kumulativnega finančnega vpliva vztrajne neskladnosti pri stotinah ali tisočih računih na leto.