Revizijska sled: Zakaj je evidentiranje dostopa do dokumentov obvezno
Kdo je dostopal do dokumenta? Kdo ga je spremenil? Kdo ga je izbrisal? Brez revizijske sledi nimate odgovorov na ta vprašanja.
Kaj je revizijska sled?
Revizijska sled je samodejni dnevnik vseh aktivnosti, povezanih z dokumenti: kdo je dostopal, kdo spremenil, kdo prenesel, kdo izbrisal, kdaj in s katere lokacije. Je "crna skrinjica" vašega sistema za upravljanje dokumentov.
Zakaj je revizijska sled obvezna?
- GDPR: morate vedeti, kdo je dostopal do osebnih podatkov
- Zakon o arhivskem gradivu: celovitost dokumenta mora biti dokazljiva
- ISO standardi: ISO 27001 zahteva evidentiranje dostopa
- Davčni pregledi: inšpektorji lahko zahtevajo dokaz, da dokument ni bil spremenjen
Kaj revizijska sled evidentira?
| Aktivnost | Evidentirani podatki |
|---|---|
| Dostop do dokumenta | Uporabnik, cas, IP naslov |
| Sprememba dokumenta | Uporabnik, cas, kaj je bilo spremenjeno |
| Prenos | Uporabnik, cas, format prenosa |
| Izbris | Uporabnik, cas, razlog (če je naveden) |
| Deljenje | Uporabnik, prejemnik, raven dostopa |
Praktični primeri
Primer 1: Zaposleni trdi, da nikoli ni videl pogodbe: revizijska sled pokaže, da je dokument odprl 3-krat.
Primer 2: Inšpektor zahteva dokaz, da račun ni bil spremenjen: revizijska sled potrjuje celovitost od trenutka nastanka.
Zaključek
Docavelo samodejno evidentira vsako aktivnost na dokumentih. Popolna evidenca dostopa, sprememb in brisanja, brez kakršnegakoli dodatnega dela. Zakonska skladnost že vgrajena. Preizkusite brezplačno.
