Organizacija kadrovske dokumentacije: Od zaposlitve do odhoda
Pogodbe o zaposlitvi, izjave o zaupnosti, plačilne liste, ocene uspešnosti: kadrovska dokumentacija zahteva posebno pozornost in zakonsko skladnost.
Kadrovska dokumentacija: Občutljiva in obvezna
Za vsakega zaposlenega mora podjetje hraniti: pogodbo o zaposlitvi, anekse, izjavo o zaupnosti, plačilne evidence, potrdila o usposabljanjih, ocene uspešnosti, odobritve dopustov, morebitne disciplinske ukrepe in dokumentacijo ob prenehanju.
Delovnopravna zakonodaja predpisuje roke hrambe od 5 let do trajno za različne kadrovske dokumente.
Življenjski cikel kadrovske dokumentacije
- Zaposlitev: življenjepis, pogodba o zaposlitvi, kopija osebnega dokumenta, izjava o zaupnosti, materiali za uvajanje
- Med zaposlitvijo: plačilne liste, evidence dopustov, ocene, usposabljanja, aneksi k pogodbi
- Odhod: odpoved, zapisnik o primopredaji, končni obračun, potrdila za pokojninski sklad
Kako DMS pomaga kadrovskemu oddelku
Organizacija po zaposlenih
Vsak zaposleni ima digitalni dosje z vsemi dokumenti: od prvega dne do zadnjega. Iskanje po imenu, oddelku ali vrsti dokumenta.
Nadzor dostopa
Samo kadrovski oddelek lahko vidi kadrovsko dokumentacijo. Vodje vidijo samo svoje neposredno podrejene. Nihče drug nima dostopa do plačilnih podatkov ali disciplinskih evidenc.
Samodejni roki hrambe
Plačilne evidence: trajno. Prijave socialnega zavarovanja: 5 let. DMS samodejno sledi rokom hrambe in obvesti, ko je cas za uničenje dokumentov.
Kontrolni seznami za zaposlitev/odhod
Nov zaposleni? DMS generira kontrolni seznam vseh potrebnih dokumentov. Zaposleni odhaja? Kontrolni seznam za primopredajo in zaprtje dosjeja.
Zaključek
Docavelo ohranja kadrovsko dokumentacijo organizirano, varno in zakonsko skladno. Nadzor dostopa, samodejni roki hrambe in popolne evidence. Preizkusite brezplačno.
