Odgovorna oseba za zaščito registraturskega materiala: Kdo je to lahko in kaj počne

Zakonska obveznost imenovanja odgovorne osebe

V skladu z 9. členom Zakona o arhivskem gradivu in arhivski dejavnosti ("Uradni glasnik RS", st. 6/2020) je vsak ustvarjalec in imetnik registraturskega materiala dolžan določiti odgovorno osebo za zaščito registraturskega materiala in arhivskega gradiva.

To ni neobvezno: je zakonska obveznost za vsa podjetja, podjetnike, ustanove in organizacije v Srbiji.

Kdo je lahko odgovorna oseba?

Zakon ne predpisuje posebnih kvalifikacij, toda v praksi je to običajno:

• Direktor ali lastnik: najpogosteje v malih podjetjih
• Administrativni delavec: tajnik, vodja pisarne
• Podjetniški pravnik: če ga podjetje ima
• Arhivski delavec: v večjih podjetjih
• Računovodja: pogosto v praksi, čeprav ni idealno, saj ima že veliko odgovornosti

Pomembno je, da gre za zaposleno osebo v podjetju: ne more biti zunanja oseba (razen v primerih zunanjih arhivskih storitev).

Katere so naloge odgovorne osebe?

1. Vodenje arhivske knjige

Pravilno izpolnjevanje arhivske knjige skozi vse leto in oddaja pristojnemu arhivu do 30. aprila.

2. Uporaba seznama kategorij

Pravilno razvrščanje dokumentacije v skladu s sprejetim seznamom kategorij registraturskega materiala.

3. Hramba dokumentov

Zagotavljanje ustreznih pogojev hrambe: primeren prostor, temperatura, zaščita pred vlago in požarom.

4. Postopek uničenja

Priprava seznamov dokumentacije za uničenje, oddaja zahtev za odobritev arhiva, izvedba postopka uničenja.

5. Komunikacija s pristojnim arhivom

Stik s krajevno pristojnim arhivom: oddaja arhivskih knjig, pridobivanje odobritev, odgovarjanje na zahteve.

6. Priprava na inšpekcijo

Ohranjanje vseh dokumentov in evidenc pripravljenih za morebitni nadzor arhivske inšpekcije.

Kako formalno imenovati odgovorno osebo

Imenovanje se izvede z internim sklepom ali odločbo, ki jo podpise direktor ali pooblaščena oseba. Dokument mora vsebovati:

• Polno ime imenovane osebe
• Delovno mesto/vlogo
• Datum imenovanja
• Opis nalog
• Pravno podlago (9. člen Zakona)
• Direktorjev podpis in žig podjetja

Ta sklep se hrani trajno in se predstavi arhivski inšpekciji na zahtevo.

Kaj če podjetje nima imenovane odgovorne osebe?

Odsotnost imenovane odgovorne osebe je kršitev po Zakonu. Kazni so enake kot za druge arhivske kršitve:

• Pravne osebe: od 50.000 do 2.000.000 RSD
• Odgovorne osebe: od 5.000 do 150.000 RSD

Praktični nasveti

1. Imenujte nekoga, ki ima cas: to je resnična obveznost s konkretnimi nalogami, ne le formalnost
2. Zagotovite usposabljanje: pristojni arhivi pogosto organizirajo brezplačna usposabljanja za odgovorne osebe
3. Uporabite programsko opremo: DMS sistem drastično zmanjša obremenitev odgovorne osebe
4. Nacrtvajte zamenjavo: če odgovorna oseba zapusti podjetje, takoj imenujte novo

Zaključek

Imenovanje odgovorne osebe za zaščito registraturskega materiala je ena prvih obveznosti vsakega podjetja po Zakonu o arhivskem gradivu. Ta oseba je steber celotnega sistema upravljanja dokumentov.

Docavelo bistveno olajša delo odgovorne osebe: avtomatizira arhivsko knjigo, sledi rokom hrambe, kategorizira dokumentacijo in generira poročila. Namesto ročnega vodenja evidenc odgovorna oseba uporablja sistem, ki dela namesto nje. Preizkusite brezplačno.