Kako izpolniti arhivsko knjigo: Vodic po korakih za leto 2026
Podrobna navodila za izpolnjevanje arhivske knjige s primeri, predlogami in pogostimi napakami. Rok je 30. april: pripravite se pravočasno.
Kaj je arhivska knjiga in zakaj je obvezna?
Arhivska knjiga je zakonsko predpisan register, v katerega mora vsaka pravna oseba in podjetnik v Srbiji vpisati ves dokumentarni material (registraturski material), ki nastane med poslovanjem. V skladu z Zakonom o arhivskem gradivu in arhivski dejavnosti ("Uradni glasnik RS", st. 6/2020) mora vsako podjetje voditi arhivsko knjigo in jo oddati pristojnemu arhivu do 30. aprila za preteklo leto.
Mnoga podjetja se te obveznosti ne zavedajo ali jo ignorirajo, dokler ne pride arhivska inšpekcija. Globe za pravne osebe lahko dosežejo 2.000.000 RSD.
Katere stolpce vsebuje arhivska knjiga?
Obrazec arhivske knjige vsebuje naslednje stolpce:
| Stolpec | Opis | Primer |
|---|---|---|
| Zaporedna številka | Neprekinjena številka vpisa, prenaša se iz leta v leto | 1, 2, 3... |
| Datum vpisa | Datum, ko je vpis evidentiran | 15.01.2026 |
| Leto nastanka | Leto, ko je dokumentacija nastala | 2025 |
| Klasifikacijska oznaka | Koda iz vašega seznama kategorij | 04-02 |
| Vsebina (opis) | Kratek opis kategorije dokumentacije | Izdani računi |
| Količina | Število map, škatel ali MB (za elektronsko) | 3 mape |
| Rok hrambe | Obdobje hrambe po seznamu kategorij | 10 let |
| Lokacija | Kje je dokumentacija fizicno/digitalno shranjena | Polica 3, arhivski prostor |
| Opombe | Dodatne informacije (uničeno, oddano arhivu itd.) | ni podatka |
Korak za korakom: Kako izpolniti arhivsko knjigo
Korak 1: Pripravite seznam kategorij
Preden začnete z izpolnjevanjem, morate imeti sprejet Seznam kategorij registraturskega materiala z roki hrambe. Ta dokument določa vse vrste dokumentacije v vasem podjetju in kako dolgo je treba vsako vrsto hraniti. Seznam mora odobriti pristojni arhiv.
Korak 2: Zberite vso dokumentacijo za leto
Naredite popis vse dokumentacije, ki je nastala ali bila prejeta med letom:
- Računi (prejeti in izdani)
- Pogodbe
- Kadrovska dokumentacija
- Letni izkazi
- Davčna dokumentacija
- Splošna korespondenca
- Tehnična dokumentacija
Korak 3: Razvrstite dokumentacijo
Vsak dokument uvrstite v ustrezno kategorijo po vasem seznamu kategorij. Vsaka kategorija dobi svojo klasifikacijsko oznako.
Korak 4: Izpolnite stolpce
Za vsako kategorijo dokumentacije vnesite podatke v arhivsko knjigo. Zaporedna številka se nadaljuje iz prejšnjega leta: vsako leto ne začnete od 1.
Korak 5: Podpišite in oddajte
Arhivsko knjigo podpise oseba, odgovorna za zaščito registraturskega materiala. Oddaja se pristojnemu krajevnemu arhivu (npr. Zgodovinski arhiv Beograda za beograjska podjetja) do 30. aprila.
Najpogostejše napake
- Začetek zaporedne številke od 1 vsako leto: Številka je neprekinjena, prenaša se iz prejšnjega leta
- Ni seznama kategorij: Brez odobrenega seznama arhivska knjiga nima podlage
- Izpust elektronske dokumentacije: E-racuni, elektronska posta in digitalne pogodbe morajo biti prav tako evidentirani
- Netočne količine: Natančno navedite število map/skatel ali megabajtov
- Retroaktivno izpolnjevanje v zadnjem trenutku: Knjigo vzdržujte skozi vse leto, ne sele pred rokom
Elektronska ali papirna arhivska knjiga?
Zakon dopušča vodenje arhivske knjige v elektronski obliki. To je veliko bolj praktično, ker omogoča:
- Samodejno generiranje zaporednih številk
- Iskanje po kateremkoli polju
- Izvoz v PDF ali Excel za oddajo arhivu
- Integracijo z DMS sistemi za samodejno izpolnjevanje
Docavelo samodejno generira arhivsko knjigo na podlagi dokumentov, ki jih naložite v sistem. Namesto ročnega izpolnjevanja sistem sledi vsakemu dokumentu in ob koncu leta: arhivska knjiga je pripravljena z enim klikom.
Rok in kazni
Rok za oddajo arhivske knjige pristojnemu arhivu je 30. april tekočega leta za dokumentacijo, nastalo v preteklem koledarskem letu.
Kazni za neoddajo ali netočne evidence:
- Pravne osebe: od 50.000 do 2.000.000 RSD
- Podjetniki: od 10.000 do 500.000 RSD
- Odgovorne osebe: od 5.000 do 150.000 RSD
Zaključek
Izpolnjevanje arhivske knjige ni zapleteno, če imate pravo pripravo in orodje. Ključno je vzdrževati evidence skozi vse leto, imeti odobren seznam kategorij in ne čakati do zadnjega trenutka.
Z Docavelo se arhivska knjiga generira samodejno. Naložite dokumente v sistem skozi vse leto in do aprila, vse je pripravljeno za oddajo. Preizkusite brezplačno.
