GPSR: nova obveznost hrambe tehnične dokumentacije za slovenske spletne trgovce

Nova evropska uredba, ki jo mnoga slovenska podjetja spregledajo

Medtem ko so slovenska podjetja v zadnjih letih pozornost usmerjala predvsem v e-racune, DDV poročanje in evidenco delovnega časa, je 13. decembra 2024 v veljavo stopila Uredba (EU) 2023/988 o splošni varnosti proizvodov, poznana pod kratico GPSR (General Product Safety Regulation). Uredba je nadomestila staro direktivo o splošni varnosti proizvodov iz leta 2001, v Sloveniji pa jo dopolnjuje nacionalni Zakon o izvajanju Uredbe (EU) o splošni varnosti proizvodov (ZIUSVP), ki ga je Državni zbor sprejel novembra 2024 in ki je nadomestil dotedanji Zakon o splošni varnosti proizvodov (ZSVP-1).

Za razliko od večine doslej obravnavanih regulatornih tem GPSR ne govori o računih ali pogodbah, temveč o dokumentaciji izdelkov, ki jih podjetje prodaja, in sicer ne glede na to, ali gre za proizvajalca, uvoznika, distributerja ali zgolj spletnega trgovca, ki blago prodaja na daljavo potrošnikom v EU.

Za koga velja in zakaj zadeva prav slovenske spletne trgovce

Uredba se uporablja za vse potrošniške izdelke, ki se prodajajo na trgu EU, ne glede na to, ali je prodaja fizična ali prek spleta. V praksi to pomeni, da obveznosti ne veljajo le za velike proizvajalce, temveč tudi za manjše slovenske spletne trgovine, ki uvažajo ali prodajajo igrače, gospodinjske pripomočke, elektronske naprave, kozmetiko, otroško opremo ali druge neživilske izdelke prek lastne spletne trgovine ali prek spletnih tržnic.

Kdor v tej verigi nastopa kot uvoznik ali distributer (na primer podjetje, ki izdelke kupuje pri proizvajalcu izven EU in jih prodaja slovenskim potrošnikom), po uredbi prevzame večino obveznosti, ki so sicer naložene proizvajalcu, če proizvajalec sam nima sedeža v EU.

Ključne obveznosti po GPSR

• Imenovanje pooblaščene osebe s sedežem v EU za vsak izdelek (responsible person), ki je dosegljiva organom trga.
• Izvedba in dokumentiranje notranje analize tveganja za vsak izdelek pred dajanjem na trg.
• Priprava tehnične dokumentacije: opis izdelka, analiza tveganj, navodila in varnostna opozorila v slovenskem jeziku.
• Navedba identifikacijskih podatkov (proizvajalec, naslov, tip oziroma serijska številka izdelka) na izdelku, embalaži ali v spremni dokumentaciji.
• Poročanje o resnih nesrečah in nevarnih izdelkih prek portala Safety Business Gateway, in sicer najkasneje v dveh delovnih dneh od seznanitve z dogodkom.

Katero dokumentacijo je treba hraniti in za koliko casa

Za upravljanje dokumentov je najpomembnejša določba tista o hrambi: tehnična dokumentacija in dokazila o skladnosti izdelka morajo biti na voljo organom trga (v Sloveniji tržnemu inšpektoratu) deset let od datuma, ko je bil izdelek oziroma zadnja enota izdelka dana na trg EU. To vključuje analize tveganja, korespondenco s proizvajalcem ali uvoznikom, potrdila o testiranjih, navodila za uporabo v različnih jezikovnih različicah ter zapise o morebitnih reklamacijah ali odpoklicih.

Praksa kaže, da mnoga podjetja hranijo račune in pogodbe skladno z davčnimi predpisi, tehnično dokumentacijo posameznih artiklov pa hranijo neurejeno, razpršeno po elektronski pošti in osebnih računalnikih zaposlenih. Ker mora biti dokumentacija na zahtevo tržnega inšpektorja predložena hitro, pogosto v roku nekaj dni, take razpršene evidence v praksi pomenijo tveganje, da rok zamudijo že samo zaradi iskanja pravih datotek.

Kaj to pomeni za organizacijo arhiva

Za razliko od računovodske dokumentacije, ki se praviloma hrani po poslovnem letu, mora biti tehnična dokumentacija izdelkov organizirana po posameznem artiklu oziroma seriji, saj mora podjetje ob morebitni preiskavi ali odpoklicu znati dokazati, kateri dokumenti pripadajo kateremu izdelku in kdaj je bil ta dan na trg. To pomeni drugačno logiko klasifikacije gradiva, kot jo podjetja običajno uporabljajo za pogodbe ali račune.

Sankcije po ZIUSVP

ZIUSVP določa globe za gospodarske subjekte, ki ne izpolnjujejo obveznosti iz uredbe, med drugim tudi za pomanjkljivo ali manjkajočo tehnično dokumentacijo. Za pravne osebe globe segajo od 3.000 do 40.000 evrov, odvisno od teže kršitve in vloge subjekta v dobavni verigi (proizvajalec, uvoznik, distributer ali ponudnik spletne tržnice). Nadzor nad izvajanjem uredbe v Sloveniji izvaja tržni inšpektorat, ki lahko dokumentacijo zahteva kadarkoli v desetletnem obdobju hrambe.

Praktičen kontrolni seznam za podjetja

• Popišite vse izdelke, ki jih prodajate na daljavo (spletna trgovina, spletne tržnice) in preverite, ali imate za vsakega določenega proizvajalca, uvoznika in po potrebi pooblaščeno osebo v EU.
• Za vsak izdelek zberite tehnično dokumentacijo: analizo tveganja, navodila v slovenščini, certifikate ali poročila o testiranjih.
• Uvedite enoten način poimenovanja in shranjevanja dokumentov po šifri artikla, ne le po dobavitelju ali datumu računa.
• Določite odgovorno osebo, ki bo znala dokumentacijo v nekaj dneh predložiti tržnemu inšpektoratu na zahtevo.
• Preverite, ali je desetletni rok hrambe za posamezen izdelek jasno zabeležen, saj se šteje od datuma, ko je bila zadnja enota izdelka dana na trg, ne od datuma nakupa dokumentacije.
• Redno preverjajte portal Safety Gate, če se med prijavljenimi nevarnimi izdelki znajde kateri od izdelkov, ki jih prodajate.

GPSR je primer uredbe, ki na videz zadeva le proizvajalce, v praksi pa neposredno vpliva na vsako slovensko podjetje, ki prodaja fizične izdelke potrošnikom prek spleta. Ker gre za obveznost hrambe dokumentacije, ki traja deset let in je vezana na posamezen izdelek, je smiselno vprašanje o skladnosti odpreti čim prej, ne šele ob prvem obisku inšpekcije.