Od globe do obvezne e-evidence: kako ZEPDSV-A/B prisili delodajalce na elektronsko evidenco delovnega casa (vodic 2026)

Kdaj postane elektronska evidenca delovnega casa obvezna: pravilo kazni iz člena 19.a ZEPDSV-A

Za večino slovenskih delodajalcev elektronska evidenca delovnega casa ni obvezna. Lahko vodite urnik na papirju, v Excelu ali v tablici na zidu. Obstaja pa en jasen sprožilec, ki to prostovoljnost ukine. Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti (ZEPDSV), kot ga je spremenila novela ZEPDSV-A (Uradni list RS 50/2023, veljaven od 20. maja 2023, uporablja pa se od 20. novembra 2023), v členu 19.a določa, da mora delodajalec, ki mu je bila pravnomočno izrečena globa za kršitve delovnega casa po ZDR-1 (člen 217.a) ali po ZEPDSV, dve leti voditi evidenco delovnega casa ELEKTRONSKO.

To ni priporočilo, ampak posledica kazni. Logika je preprosta: kdor je bil že kaznovan za nepravilnosti pri delovnem času, izgubi pravico, da svoje ure vodi na način, ki ga inšpektor težko preveri. Elektronska oblika pomeni sledljivost, časovne žige in podatke, ki jih ni mogoče zlahka popravljati za nazaj.

Rok je kratek. Po členu 19.a(2) se mora elektronsko vodenje začeti v TREH MESECIH od pravnomočnosti odločbe. To je obdobje, v katerem mora delodajalec izbrati rešitev, jo uvesti, naučiti zaposlene in začetni urnik preseliti v sistem. Če zamudite, ste v novi kršitvi, tokrat glede oblike evidence.

Kaj mora evidenca vsebovati in kako dolgo jo morate hraniti (2 leti)

Člen 18 ZEPDSV-A natančno določa, kaj mora evidenca delovnega casa zajeti. To ni več zgolj seznam, kdo je bil na delu. Za vsakega zaposlenega je treba beležit:

• cas prihoda in odhoda;
• število dejansko opravljenih ur;
• nadure;
• ure dela v posebnih pogojih: nočne, nedeljske, praznične in izmenske ure;
• izrabo odmora med delovnim časom;
• plačane in neplačane odsotnosti.

Vse to mora vsebovati dnevne seštevke in referenčne seštevke za obračunsko obdobje. Prav ta zahteva po seštevkih je tisto, kar papirnato vodenje običajno spodleti: ročno seštevanje nadur in nočnih ur čez več tednov je napaka, ki čeka, da se zgodi.

Dveletna obveznost se nanaša na obdobje elektronskega vodenja po pravnomočni globi. Ločeno od tega ZEPDSV ureja hrambo evidenc kot trajno dokumentacijo, zato e-evidence ne smete brisat ob izteku dveh let. Dveletno obdobje določa, kako dolgo morate evidenco voditi elektronsko, ne pa, kdaj jo lahko uničite. Verifikacijska opomba: dvoletno obdobje je potrjeno iz besedila ZEPDSV-A v Uradnem listu, vendar je številko izdaje 50/2023 in prikaz na portalu PISRS priporočljivo ponovno preveriti pred objavo.

Kaj je spremenila novela ZEPDSV-B (2025)

Novela ZEPDSV-B (Uradni list RS 24/2025, objavljena 8. aprila 2025, uporablja se približno od 22. do 23. aprila 2025) je prinesla nekaj olajšav, ki popravljajo najbolj kritizirane dele prvotne reforme:

• Izjema za poslovodne osebe. Za poslovodje, ki samostojno razporejajo svoj delovni cas, podrobno beleženje ni več obvezno na enak način kot za druge zaposlene.
• Trajanje odmora. Dnevno beleženje TRAJANJA odmora ni več obvezno, kar je odpravilo eno najbolj zoprnih obveznosti iz prvotne različice.
• Lokacija evidence. Evidence se lahko vodijo na sedežu podjetja ALI na delovnem mestu, kar olajša položaj podjetjem z razpršeno delovno silo in več lokacijami.

Pomembno je, kaj ZEPDSV-B ni spremenila. Sprožilec iz člena 19.a ostaja: pravnomočna globa se naprej pomeni dve leti obveznega elektronskega vodenja. Novela je olajšala vsakdanje beleženje, ni pa omilila kaznovalnega mehanizma za ponovne kršitelje.

Vredno je poznati tudi člen 19.b. Reprezentativni sindikat ali svet delavcev lahko predlaga uvedbo elektronske evidence. Delodajalec mora na predlog odgovorit v 30 dneh, ob zavrnitvi pa mora to pisno utemeljit in o tem obvestit Inšpektorat za delo. Tudi brez globe lahko torej pobuda zaposlenih pripelje do elektronskega vodenja, vsaj do obvezne obravnave predloga.

Globe in nadzor: razponi in kaj preverja Inšpektorat RS za delo

Kazni so stopnjevane glede na velikost delodajalca in vrsto kršitve. Po členih 23 in 23.a ZEPDSV veljajo naslednji razponi. Za splošne kršitve evidenc je predviden globa od EUR 1.500 do EUR 20.000. Za kršitve, vezane prav na elektronsko evidenco, je pas strožji:

• večji delodajalci: EUR 3.000 do EUR 20.000;
• manjši delodajalci: EUR 1.500 do EUR 8.000;
• samostojni podjetniki: EUR 300 do EUR 1.200;
• odgovorne osebe: EUR 150 do EUR 2.000 (za kršitve elektronske evidence EUR 300 do EUR 2.000).

Nadzor izvaja Inšpektorat Republike Slovenije za delo (IRSD). Obseg je znaten. V letu 2025 je IRSD opravil 11.247 inšpekcijskih pregledov, ugotovil 18.215 kršitev in izrekel 8.015 ukrepov. Področje delovnega casa, počitka, odmorov in evidenc je predstavljalo 470 ugotovljenih kršitev, kategorija, za katero IRSD poročata, da se je od reforme leta 2023 več kot podvojila. Trend je torej jasen: po uvedbi novih pravil nadzor narašča, ne upada.

Tveganje ni enakomerno porazdeljeno. Po podatkih IRSD za leto 2025 so najbolj izpostavljene panoge gradbeništvo (19,2 odstotka kršitev), predelovalne dejavnosti (11,5 odstotka), gostinstvo in turizem (10,4 odstotka), promet in skladiščenje (9,6 odstotka) ter trgovina (5,1 odstotka). To so sektorji z veliko izmenskega dela, sezonskih konic in nadur, torej prav tam, kjer ročno vodenje najpogosteje odpove.

Kako se pripraviti

Najboljši cas za prehod na elektronsko evidenco je pred globo, ne po njej. Kdor čaka na pravnomočno odločbo, ima na voljo le tri mesece in pritisk nadzora. Kdor sistem postavi vnaprej, ima cas za testiranje in usposabljanje.

Pri pripravi je smiselno preverit nekaj točk. Sistem mora pokrivat vse postavke iz člena 18: prihode in odhode, opravljene ure, nadure ter nočne, nedeljske, praznične in izmenske ure, z dnevnimi in referenčnimi seštevki. Podatki morajo bit sledljivi, kar pomeni, da naknadnih popravkov ni mogoče delat brez sledi. Hramba mora ustrezat zahtevam ZEPDSV, dveletno obdobje elektronskega vodenja pa je le minimum oblike, ne pa rok za brisanje. Če delujete v eni od visoko tveganih panog, je pripravljen inšpektorja vredno obravnavat kot vprašanje casa, ne verjetnosti.

Bistvo je preprosto. ZEPDSV-A je iz oblike evidence naredil del kazni, ZEPDSV-B pa je vsakdanje beleženje olajšala, ne da bi omilila sprožilec. Kdor že danes vodi cisto, sledljivo in popolno evidenco, se člena 19.a ne boji, ker ga že izpolnjuje.