Arhiviranje e-dobavnic: 10-letna zakonska zahteva hrambe in kako upoštevati predpise
Zakon zahteva hrambo e-dobavnic najmanj 10 let (javni sektor: trajno). Tukaj je, kako organizirati arhiviranje in biti pripravljeni na inšpekcijo.
Kako dolgo morate hraniti e-dobavnice?
| Vrsta subjekta | Rok hrambe |
|---|---|
| Javni sektor | Trajno |
| Zasebni sektor | Najmanj 10 let od datuma izdaje |
Kaj natančno morate hraniti?
- E-dobavnice: vse poslane in prejete
- E-prijemnice: vse potrditve
- Papirne različice s hologramom: če so bile uporabljene med izpadi
- Revizijsko sled: kdo je ustvaril, spremenil, potrdil
- Priloge: fotografije, CMR, certifikati kakovosti
Kje se hranijo e-dobavnice?
1. Centralni sistem (portal)
Portal hrani vse dobavnice centralno, toda zanašanje samo nanj je tvegano: zakon odgovornost nalaga VAM.
2. Vas lastni sistem (obvezno)
Imeti morate svojo kopijo. Možnosti: DMS (priporočeno), ERP arhiv ali datotečni sistem.
Zakaj DMS za arhiviranje?
- Samodejna klasifikacija: po prejemniku, datumu, vrsti blaga
- Zagotovljena hramba: preprečuje nenameren izbris
- Celovitost dokumentov: zgoščene vrednosti, digitalni podpisi, revizijska sled
- Medsebojno povezovanje: povezuje dobavnice z računi, prijemnicami, pogodbami
Kontrolni seznam za arhiviranje
- DMS ali ERP z dolgotrajnim arhiviranjem
- Samodejna sinhronizacija s portalom za e-dobavnice
- Oddaljeni varnostni kopiji (oblak ali fizično)
- Nastavljeni roki hrambe (10 let / trajno)
- Zaščita pred izbrisom (zaklepanje hrambe)
- Iskanje po prejemniku, datumu, vrsti blaga
- Omogočena revizijska sled
- Povezano z e-racuni in prijemnicami
Zaključek
Arhiviranje e-dobavnic ni neobvezno: je zakonska zahteva za 10 let. Ne zanašajte se samo na vladni portal.
Docavelo samodejno arhivira vse e-dobavnice za več kot 10 let, s polnim iskanjem, revizijsko sledjo in zaščito pred izbrisom. Vedno pripravljeni na inšpekcijo.
