ARS certificirana e-hramba: kako preveriti ponudnika

Zakaj ARS certifikat ni le formalnost

Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA) v 18. do 24. členu predpisuje, da mora vsak ponudnik storitev zajema, hrambe ali zaupne hrambe v elektronski obliki za gradivo s trajno vrednostjo razpolagati z notranjimi pravili, ki jih potrdi Arhiv Republike Slovenije (ARS), in z opremo ter programsko opremo, ki je certificirana po Uredbi o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva (UVDAG). Brez tega certifikata zapis, ki nastane v vasi e-hrambi, na sodišču izgubi dokazno vrednost po 31. členu ZVDAGA: predložiti morate izvirnik ali pa pričakovati izpodbijanje.

V praksi to pomeni, da javni sektor in tudi vsako podjetje, ki ima poslovne procese vezane na trajno hrambo (notarski zapisi, zdravstvena dokumentacija, gradbena dokumentacija, računovodske listine za podjetja v davčni reviziji), ne sme podpisati pogodbe s ponudnikom brez veljavnega certifikata e-ARS.

Aktivnih ponudnikov v 2026 je manj kot pričakujete

Register ARS razlikuje med tremi vrstami certifikatov: storitev (oznaka e-ARS YYYY/CSxxx), programska oprema (e-ARS YYYY/SWxxx) in oprema (e-ARS YYYY/HWxxx). Po pregledu javnega registra v začetku 2026 je aktivnih le okoli 12 ponudnikov storitev, ki imajo veljaven certifikat. Med njimi so Mikrocop, Mikrografija, Gama System, ZZI bizBox, ShakeSpeare in nekaj manjših. Veliko ponudnikov, ki se v marketingu predstavljajo kot "skladni z ZVDAGA", v resnici nimajo aktivnega certifikata storitev, ampak le certifikat opreme ali zastareli certifikat, ki je potekel pri zadnjem 5-letnem preverjanju.

Certifikat velja 5 let, vsako leto pa mora ARS opraviti nadzorni audit. Če ponudnik ne vzdrži nadzornega audita, mu ARS lahko začasno zadrži certifikat. Vasi dokumenti, hranjeni v tem oknu, ostanejo, vendar postanejo pravno izpodbojni. Zato je iskanje "ali ima certifikat" napačno vprašanje. Pravilno vprašanje je: ali ima ponudnik neprekinjeno veljaven certifikat skozi celotno obdobje hrambe, ki ga potrebujem.

5 vprašanj, ki jih morate postaviti preden podpišete

1. Ali je vaša storitev (ne samo programska oprema) certificirana po UVDAG, in pod katero številko e-ARS YYYY/CSxxx? Številko preverite v javnem registru SPOT.
2. Kdaj poteka 5-letna obnova certifikata, in kako bo zagotovljena kontinuiteta v primeru zamude pri reakreditaciji?
3. Kje fizično se nahajajo podatkovni centri? ZVDAGA zahteva, da je gradivo s trajno vrednostjo dostopno na ozemlju Slovenije ali pod nadzorom državnih organov; cloud na drugi celini ne kvalificira brez dodatnih ukrepov.
4. Kako se izvaja migracija formatov po 16. členu UVDAG? Trajna hramba 30 ali več let zahteva pretvorbo iz starih formatov (npr. TIFF G4, doc, mid) v dolgoročno arhivirne (PDF/A-3, XML s shemo). Brez načrta migracije bo gradivo čez 15 let neberljivo.
5. Kdo deduje dokazno vrednost, če zamenjate ponudnika? Hash-chain in časovni žigi morajo biti prenosljivi. Mnogi ponudniki s tem operirajo kot z lock-in mehanizmom.

Kaj se zgodi z dokumenti pri ne-certificiranem ponudniku na sodišču

31. člen ZVDAGA pravi: dokumentu, ki je zajet in hranjen po notranjih pravilih, potrjenih od ARS, in z uporabo certificirane opreme oziroma storitve, se domneva istovetnost izvirniku. Brez tega člena ostane navadni elektronski dokument. V upravnih in davčnih postopkih to morda ne povzroči težav, dokler ni spora. V trenutku, ko nastane gospodarski spor ali kazenski postopek, nasprotna stran lahko izpodbija avtentičnost in vi morate predložiti izvirnik. Za listine, ki ste jih uničili po digitalizaciji, izvirnika ni več. Sodnik dokumenta ne sprejme.

Najbolj boleči primeri v praksi so gradbene dokumentacije, kjer izvajalec po 10 letih iztoži plačilo na podlagi situacije, ki je bila digitalizirana v sistem brez ARS certifikata. Naročnik nima primarnega zapisa, hramba ni dokazna, izvajalec dobi obrok kljub temu, da je situacija pretirana.

Posebnost zaupne hrambe

Zaupna hramba je dodatni nivo, ki ga ZVDAGA zahteva za podatke s posebno stopnjo zaupnosti (zdravstveni podatki, podatki obveščevalnih služb, nekatere finance). Ponudnik mora poleg "navadnega" certifikata storitve imeti ločeno potrditev zaupne hrambe. V Sloveniji je takih ponudnikov v 2026 le pesçica. Če vas posel obsega zdravstvene zapise pacientov, gospodarska skrivnost s pogodbeno omejitvijo razkritja ali izvedensko dokumentacijo, je preverjanje tega podstatusa ključno.

Kazni za neskladnost: ZVDAGA v 88. členu predpisuje globe do 125.000 EUR za pravne osebe in do 4.100 EUR za odgovorne osebe pri kompletnem neizpolnjevanju obveznosti hrambe. Veliko podjetij teh zneskov ne pričakuje, ker so v primerjavi z denimo GDPR (do 4% globalnega prometa) videti manjši. V kombinaciji z izgubo dokazne vrednosti v sodnem sporu pa pravi strošek hitro presega vsako pričakovanje.