Care este fișierul corect? Cum sa rezolvati haosul versiunilor de documente
contract_FINAL_v3_CHIAR_FINAL.pdf: dacă acest lucru va suna cunoscut, aveți o problema de control al versiunilor. Iată cum sa o rezolvati.
Un scenariu pe care fiecare companie îl cunoaște
Directorul trimite un contract unui client. Clientul modifica doua clauze și îl trimite înapoi. Juristul corecteaza. Directorul adauga ceva. Versiunea finala? Nimeni nu este sigur. Pe folderul partajat vedeți:
contract_clientX.docxcontract_clientX_v2.docxcontract_clientX_FINAL.docxcontract_clientX_FINAL_corectie.docxcontract_clientX_FINAL_v2_REAL.docx
Pe care îl semnam?
De ce acest lucru este periculos, nu doar enervant
- Consecințe juridice: semnarea versiunii greșite inseamna ca termenii negociati nu sunt inclusi
- Pierderi financiare: oferta gresita cu preturi vechi trimisa clientului
- Pierdere de timp: fiecare "care este cea mai recenta versiune?" costa 5-10 minute
Cum rezolva DMS controlul versiunilor
- Versionare automata: fiecare editare salveaza automat o noua versiune
- Istoric de modificări: cine a schimbat ce, când și de ce
- Blocarea documentului: cat timp cineva editeaza, alții nu pot suprascrie
- O singura sursa de adevăr: un document, toată lumea vede aceeași versiune
Concluzie
Haosul versiunilor de documente costa timp, bani și poate avea consecințe juridice. Soluția: un singur sistem, versionare automata, istoric complet.
Docavelo salveaza automat fiecare versiune a fiecărui document. Știți întotdeauna care este cea mai recenta, cine ce a schimbat și puteți reveni la orice versiune anterioara. Încercați gratuit.
