OCR pentru HR: digitizeaza dosare și documente de onboarding

Avalansa de Documente de Onboarding

Fiecare angajat nou genereaza un teanc de documente: contract de munca semnat, copii de verificare a identității, formulare fiscale, înscriere la beneficii, detalii bancare, acord de confidențialitate, formular de contact de urgenta, confirmarea instruirii de siguranta. Pentru o companie care angajeaza 50 de persoane pe an, aceasta inseamna 400+ de documente care trebuie procesate, verificate, arhivate și făcute accesibile, pentru intreaga perioada de angajare a fiecărui angajat și adesea ani după.

87% dintre angajatori la nivel global folosesc acum AI în cel putin un aspect al recrutarii, dar în momentul în care scrisoarea de oferta este semnata, procesul revine la hârtie și arhivare manuala. Decalajul dintre recrutarea digitala și onboarding-ul bazat pe hârtie este locul unde documentele se pierd, termenele sunt ratate și apar lacune de conformitate.

Dosarele de Personal Moștenite: Arhiva Incautabila

Cele mai multe companii au ani de înregistrări ale angajatilor stocate ca PDF-uri imagine scanate: dosare de personal, înregistrări disciplinare, certificate de formare, evaluări de performanta. Aceste arhive sunt complet incautabile. Găsirea certificării de formare specifice a unui angajat din 2019 necesita sa știi exact în ce dosar se afla, sau sa rasfoiesti prin fiecare fișier din dosarul de personal pana îl gasesti.

Ce Trebuie sa Gestioneze OCR-ul HR

• Documente de identitate: pașapoarte, cărți de identitate naționale, permise de munca cu formate variate și caracteristici de securitate
• Contracte semnate: semnături olografe pe documente tipărite, adesea parțial scrise de mana
• Formulare fiscale și de salarizare: formulare emise de guvern cu aspecte specifice de câmpuri
• Certificate de formare: de la mai multi furnizori în formate diferite
• Avize medicale: declarații de sănătate pre-angajare cu informații sensibile

Complexitatea Retenției

Documentele HR au unele dintre cele mai complexe cerințe de retenție: contractele de munca trebuie păstrate pe durata angajării plus anii statutari post-angajare, înregistrările de salarizare pana la 50 de ani în unele jurisdicții, înregistrările de formare pentru perioade de conformitate regulatorie și înregistrările medicale cu reguli speciale de protecție a datelor. Gestionarea manuala a acestor perioade de retenție suprapuse este predispusa la erori și riscanta.