Case de marcat cu cod QR pana la 1 noiembrie 2026

Termenul de 1 noiembrie 2026: doua schimbări într-o singura zi

Doua schimbări de regim fiscal se suprapun pentru retailul romanesc la 1 noiembrie 2026. Prima este expirarea perioadei de suspendare a amenzilor pentru e-Factura B2C, perioada acordata de OUG 138/2024 pentru a permite comercianților sa se adapteze. După aceasta data, lipsa raportării unei facturi către consumatorul final în sistemul RO e-Factura atrage amenda de 15% din valoarea facturii nereportate, sancțiune aplicabila inclusiv pentru bonurile fiscale convertite în facturi la cererea clientului.

A doua este intrarea în vigoare a proiectului de Hotărâre a Guvernului prin care toate aparatele de marcat electronice fiscale (case de marcat) din România trebuie sa imprime cod QR pe bonul fiscal și sa transmita date îmbogățite la ANAF. Ministerul Finanțelor estimeaza un pare de 900.000 aparate active în tara, repartizate pe peste 700.000 comercianți, de la magazine alimentare mici la lanțuri internaționale.

Combinația celor doua termene transforma 1 noiembrie 2026 în cea mai mare cotitura fiscala pentru retail după introducerea SAF-T în 2022.

Ce date noi se transmit la ANAF

Proiectul de HG modifica OUG 28/1999 republicata și OPANAF privind formatul de raportare. În esenta, fiecare bon fiscal va contine pe langa datele actuale (CUI vânzător, suma, TVA, data, ora) urmatoarele:

• Cod QR care duce la o pagina ANAF de verificare a autenticității bonului
• Identificator unic al tranzacției (UTI), conectabil cu jurnalul electronic al aparatului
• Lista detaliata a articolelor cu cod NC (sau cod produs), pentru produsele accizabile
• Date de plata (numerar, card, voucher, tichet de masa), separate
• Flag pentru convertirea ulterioara în factura, dacă clientul cere

Verificarea consumatorului prin scanarea codului QR creeaza un canal de raportare a neregulilor. Dacă un client scaneaza un bon și pagina ANAF indica "bon necunoscut", presupunerea este ca vânzarea nu a fost inregistrata fiscal. Acest mecanism, deja existent în Portugalia și Croația, va creste presiunea pe comercianții care folosesc workaround-uri tip "anulari excesive" sau aparate paralele.

Jurnalul electronic vs e-Factura B2C: dubla raportare retail

Pentru retailul cu volum mare exista o problema operationala adesea ignorata în discuțiile despre digitalizare: dubla raportare. Aparatul de marcat tine jurnalul electronic pe stick USB sau în memorie interna, cu raport Z transmis zilnic la ANAF. Dacă clientul cere factura, datele aceluiași bon trebuie sa apara și în e-Factura, cu identificator de legatura la bonul original. Dacă cele doua nu se aliniaza, ANAF flag-uieste discrepanta în cadrul controlului SAF-T.

Comercianții care folosesc POS-uri integrate cu case de marcat (lanțuri gen DM, Profi, Mega Image) au deja sisteme care unesc cele doua fluxuri. Magazinele mici, alimentarele și benzinăriile independente folosesc adesea doua echipamente separate: casa de marcat de la un furnizor, software de facturare de la altul. Pentru ei, intervalul mai-octombrie 2026 este fereastra de re-integrare a fluxurilor, altfel 1 noiembrie aduce amenzi automate la 15% din valoarea facturilor nealiniate.

Câți ani pastrezi raportele Z și bonurile fiscale

Legea contabilității 82/1991, în interacțiune cu Codul Fiscal și OUG 28/1999, impune trei regimuri de retenție diferite peste același document:

1. Raportele Z zilnice și rolele jurnalului electronic: 5 ani din motive fiscale (perioada de prescripție generala a creanțelor fiscale)
2. Registrul special și memoria fiscala a aparatului: 10 ani, conform reglementarilor contabile, pentru ca alimenteaza bilanțul și declarația anuala
3. Documente justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitate: 10 ani conform art. 25 din Legea contabilității

În plus, dacă aparatul este preluat în cadrul unei fuziuni sau achiziții, perioada de retenție ramane în sarcina succesorului. Asta inseamna ca o farmacie care cumpara alta farmacie preia obligația de a putea prezenta jurnalele aparatelor preluate, indiferent ca aparatele au fost casate la momentul tranzacției.

Amenzi după 1 noiembrie 2026

Suspendarea amenzilor pentru e-Factura B2C, valabila pana la 1 noiembrie 2026, este o excepție temporara. După aceasta data:

• Lipsa transmiterii facturii B2C în RO e-Factura: amenda 15% din valoarea facturii, fără plafon
• Folosirea aparatului fără cod QR după termen: amenda intre 8.000 și 40.000 RON per aparat, conform OUG 28/1999 modificata
• Lipsa transmiterii raport Z zilnic: amenda 4.000-10.000 RON per zi fiscala neraportata
• Refuzul de a prezenta jurnalul electronic la control: presupunere de evaziune fiscala și declanșare a inspecției extinse pe ultimii 5 ani

Comercianții care nu actualizeaza în mai-octombrie 2026 vor avea aparate "noncompliant" pe care ANAF poate sa le sigileze în cadrul controlului, ceea ce inchide casa pana la rezolvare.

Ce fac retailerii care se pregătesc

Lanțurile de retail și-au început migrarea încă din Q4 2025, contractand furnizorii de case de marcat pentru actualizare firmware. Magazinele mici intra în pregătire abia în 2026 și vor concura pentru aceleași tehnicieni de service în iulie-septembrie. Sfatul tipic al consultanților fiscali este: parcurgeti acum un audit al fluxului bon-factura, identificati unde se creeaza discrepante și fixati arhivarea jurnalelor electronice într-un sistem care preserva integritatea timestamp-urilor. Dacă jurnalele se pierd într-un crash al aparatului și nu exista o copie independenta, ANAF poate reconstrui sumele aproximativ, dar amenda pentru nepastrare se aplica oricum.