SAF-T Contabilidade em Portugal: Primeira Submissão Obrigatória Prevista para 2028

SAF-T (PT): O Ficheiro Normalizado de Auditoria Tributaria de Portugal

O Ficheiro Normalizado de Auditoria Tributaria, adaptado para Portugal como SAF-T (PT), e um formato de ficheiro XML padronizado que as empresas devem utilizar para exportar e transmitir os seus dados contabilísticos, de faturação e financeiros a Autoridade Tributaria e Aduaneira (AT). Portugal foi um dos primeiros Estados-Membros da UE a adotar o enquadramento SAF-T, e a sua implementação tem sido progressivamente alargada para abranger uma gama cada vez mais ampla de dados financeiros. A estrutura do ficheiro SAF-T (PT) inclui registos detalhados de faturas de venda, transações de compra, lançamentos no razão geral, dados mestres de clientes e fornecedores e registos de ativos, proporcionando a AT uma visão abrangente das operações financeiras de uma empresa.

O requisito SAF-T aplica-se a todos os contribuintes obrigados a manter registos contabilísticos organizados, abrangendo a grande maioria das empresas portuguesas. Apenas os contribuintes de menor dimensão que operem sob regimes de contabilidade simplificada podem estar isentos de determinadas obrigações SAF-T.

Submissão Mensal do SAF-T: Ate ao Dia 5 de Cada Mês

As empresas portuguesas devem submeter o seu ficheiro SAF-T de faturação a AT ate ao dia 5 de cada mês, abrangendo todas as faturas e documentos relacionados emitidos no mês anterior. Esta submissão mensal proporciona a autoridade tributaria visibilidade quase em tempo real sobre as transações empresariais e permite a deteção precoce de discrepâncias entre as vendas reportadas e as declarações fiscais apresentadas. O ficheiro SAF-T mensal inclui todas as faturas, notas de credito, notas de debito e outros documentos de faturação, juntamente com os respetivos cálculos fiscais e dados de identificação dos clientes.

O prazo mensal apertado exige que as empresas mantenham processos de faturação eficientes e fiáveis, uma vez que atrasos no processamento de faturas ou na reconciliação de dados podem dificultar a submissão atempada do SAF-T. Sistemas de faturação automatizados com capacidades integradas de exportação SAF-T são essenciais para cumprir esta obrigação de forma consistente.

SAF-T de Contabilidade Anual: Primeira Submissão Relativa a 2026 Prevista para 2028

Para alem do SAF-T mensal de faturação, Portugal esta a implementar um ficheiro anual obrigatório de contabilidade SAF-T que capta o conjunto completo de registos contabilísticos de cada ano fiscal. O primeiro ficheiro anual obrigatório de contabilidade SAF-T abrangera o ano fiscal de 2026 e devera ser submetido em 2028. Este ficheiro anual vai alem dos dados de faturação para incluir o razão geral completo, balancetes, lançamentos de diário e documentação de suporte que, no seu conjunto, proporcionam uma imagem completa da posição financeira e do desempenho da empresa.

O SAF-T de contabilidade anual representa uma expansão significativa do enquadramento de reporte fiscal digital de Portugal, uma vez que digitaliza efetivamente o processo de auditoria tradicional ao proporcionar as autoridades tributarias acesso direto a dados contabilísticos estruturados. As empresas devem assegurar que os seus sistemas contabilísticos conseguem gerar um ficheiro SAF-T anual conforme e que todos os lançamentos contabilísticos estão devidamente codificados de acordo com os requisitos de taxonomia da AT.

Retenção de Documentos de 10 Anos e Armazenamento na UE

A legislação fiscal portuguesa exige que as empresas conservem todos os registos contabilísticos, faturas e documentos de suporte por um período de 10 anos a contar do final do ano fiscal a que dizem respeito. Esta obrigação de retenção aplica-se igualmente a documentos eletrónicos e em papel e abrange todos os registos que possam ser relevantes para efeitos de avaliação fiscal, auditoria ou verificação de conformidade. Importa salientar que a legislação portuguesa permite o armazenamento de documentos eletrónicos dentro da União Europeia, desde que a empresa possa garantir que a AT tem acesso imediato e irrestrito aos dados armazenados mediante solicitação.

A disposição de armazenamento na UE confere as empresas flexibilidade para utilizar soluções de arquivo baseadas na nuvem alojadas noutros Estados-Membros, desde que medidas técnicas e organizacionais assegurem a conformidade com os requisitos de acesso portugueses. As empresas que utilizam armazenamento na nuvem devem verificar que o seu fornecedor consegue cumprir as expectativas da AT em termos de tempo de resposta para pedidos de acesso a dados.

Estratégias Praticas de Conformidade

O cumprimento das obrigações SAF-T de Portugal exige uma combinação de software contabilístico conforme, praticas disciplinadas de gestão de dados e infraestrutura de arquivo fiável. As empresas devem assegurar que o seu software contabilístico e certificado pela AT e consegue gerar ficheiros SAF-T mensais de faturação e anuais de contabilidade no formato correto. A reconciliação regular entre dados de faturação, registos contabilísticos e exportações SAF-T ajuda a identificar e corrigir discrepâncias antes dos prazos de submissão. A implementação de arquivo automatizado para todos os ficheiros SAF-T e respetivos documentos de suporte garante o cumprimento das obrigações de retenção e a disponibilidade imediata dos dados para auditorias.