Conformidade SAF-T e ATCUD: O que as Empresas Portuguesas Devem Fazer Agora

SAF-T em Portugal: Uma Obrigação de Longa Data

Portugal introduziu os requisitos do Standard Audit File for Tax (SAF-T) em 2013, tornando-se um dos primeiros adotantes da norma na UE. Desde então, as empresas são obrigadas a submeter mensalmente ficheiros SAF-T de faturação a AT (Autoridade Tributaria e Aduaneira). Estes ficheiros contem registos detalhados de todas as faturas emitidas durante o mês e permitem a AT cruzar as vendas declaradas com os valores das declarações de IVA.

Os ficheiros SAF-T de faturação mensal devem ser entregues ate ao dia 25 do mês seguinte. As empresas que não cumprem os prazos ou submetem ficheiros com erros convidam auditorias da AT. Os erros SAF-T estão entre os gatilhos mais comuns para investigações fiscais formais em Portugal.

O Ficheiro SAF-T Contabilístico Anual de 2026

Uma nova obrigação significativa esta a chegar. O primeiro ficheiro SAF-T contabilístico anual obrigatório cobrira o ano fiscal de 2026 e deve ser submetido a AT em 2028. Isto e separado do SAF-T de faturação mensal existente. O SAF-T contabilístico anual contem o plano de contas completo, lançamentos contabilísticos e dados do balanço para o ano fiscal: essencialmente todo o livro-razao contabilístico em formato legível por maquina.

Isto significa que as empresas devem garantir que os seus sistemas contabilísticos podem exportar um ficheiro SAF-T contabilístico anual conforme. Muitos sistemas contabilísticos mais antigos foram construidos apenas para o SAF-T de faturação e podem necessitar de atualizações ou substituições antes do prazo de submissão de 2028. Dado que os projetos de implementação de sistemas contabilísticos levam frequentemente 12-18 meses, as empresas que ainda não avaliaram a sua prontidão devem iniciar esse processo imediatamente.

Registo de Series ATCUD

Como abordado em detalhe no nosso artigo anterior, o ATCUD e obrigatório em todas as faturas portuguesas. O sistema ATCUD exige que as empresas registem cada serie de documentos na AT antes que a serie possa ser utilizada. Cada serie recebe um código de validação único da AT, que e incorporado no ATCUD de cada documento dessa serie.

As empresas devem registar novas series no inicio de cada ano fiscal ou sempre que um novo tipo de documento e introduzido. As series registadas no portal da AT devem corresponder exatamente as series configuradas no software de faturação. Discrepâncias entre series registadas e series de documentos reais são uma fonte comum de erros de validação SAF-T.

Retenção de 10 Anos para Documentos Fiscais

A legislação fiscal portuguesa exige um período mínimo de retenção de 10 anos para todos os documentos fiscais, incluindo faturas, notas de credito, recibos e os próprios ficheiros SAF-T. O período de retenção conta a partir do final do ano fiscal em que o documento foi criado.

Durante este período de 10 anos, os documentos devem permanecer acessíveis, legíveis e inalterados. A AT pode solicitar documentos de qualquer ano dentro da janela de retenção durante uma auditoria. As empresas que não conseguem produzir os documentos solicitados enfrentam avaliações presuntivas: a AT estima as transações em falta e emite avaliações fiscais com base nessas estimativas, tipicamente tendendo para uma responsabilidade fiscal mais elevada.

Erros SAF-T e Gatilhos de Auditoria

Os sistemas da AT validam automaticamente os ficheiros SAF-T submetidos contra regras predefinidas. Os erros comuns incluem códigos de IVA incompatíveis, series de faturas não registadas no portal da AT, documentos com ATCUDs em falta ou inválidos, totais que não reconciliam com os itens de linha e números de identificação fiscal de clientes ou fornecedores que não correspondem aos registos da AT.

Quando a validação SAF-T falha ou quando os valores num ficheiro SAF-T não se alinham com a declaração de IVA correspondente, os sistemas da AT sinalizam a submissão para revisão humana. Esta revisão pode escalar para uma auditoria completa do ano fiscal relevante. Dada a gravidade das potenciais consequências, investir em software que valide os ficheiros SAF-T antes da submissão e fortemente aconselhável.