Requisito de QES para Faturas PDF em Portugal a partir de Janeiro de 2027

Faturas PDF em Portugal: Um Prazo que Não Pode Ignorar

Portugal tem vindo a reforçar progressivamente as suas regras de faturação eletrónica ha anos, e o próximo marco importante chega a 1 de janeiro de 2027. Ate 31 de dezembro de 2026, as empresas ainda podem enviar faturas PDF aos clientes sem uma Assinatura Eletrónica Qualificada (QES). A partir de 1 de janeiro de 2027, essa flexibilidade desaparece. Cada fatura PDF deve incluir uma QES para ser tratada como um documento fiscal valido ao abrigo da legislação portuguesa.

Isto não e uma atualização processual menor. O incumprimento expõe as empresas a coimas que variam entre 150 EUR e 3.750 EUR por infração. Para empresas que processam centenas ou milhares de faturas por mês, a exposição acumulada e substancial.

O que e uma Assinatura Eletrónica Qualificada?

Uma QES e o nível mais elevado de assinatura eletrónica definido pelo Regulamento eIDAS da UE. E legalmente equivalente a uma assinatura manuscrita em todos os Estados-Membros da UE. Para ser qualificada, a assinatura deve ser criada utilizando um Dispositivo de Criação de Assinatura Eletrónica Qualificada (QESCD) e apoiada por um certificado qualificado emitido por um prestador de serviços de confiança inscrito numa lista de confiança nacional. Em Portugal, a autoridade relevante e a ANACOM.

Para as empresas, obter a capacidade de QES envolve normalmente trabalhar com um prestador de serviços de confiança certificado e integrar fluxos de trabalho de assinatura no software de faturação. Isto leva tempo a configurar corretamente, razão pela qual o período entre agora e o prazo de janeiro de 2027 deve ser utilizado para preparação em vez de resoluções de ultima hora.

ATCUD: O Código Único de Documento

Juntamente com a QES, todas as faturas emitidas em Portugal devem incluir um ATCUD (Código Único de Documento). O ATCUD e um identificador único gerado pela combinação de um código de validação atribuído pela Autoridade Tributaria e Aduaneira (AT) com um numero de registo sequencial do software de faturação.

Para gerar ATCUDs, as empresas devem primeiro registar as suas series de documentos na AT. Cada serie recebe um código de validação, que e depois incorporado em cada numero de documento produzido por essa serie. Este registo deve ser concluído através do portal web da AT, e a serie de documentos deve ser mantida ao longo do ano fiscal.

O ATCUD já e obrigatório. Qualquer empresa que ainda não esteja a gerar ATCUDs esta a operar em incumprimento atualmente.

Requisitos do Código QR

Todas as faturas emitidas em Portugal devem também incluir um código QR contendo um conjunto padronizado de campos de dados de fatura definidos pela AT. O código QR permite que as autoridades fiscais verifiquem instantaneamente os dados da fatura ao digitalizar o documento. O conteúdo do código QR não e opcional nem flexível: a AT especifica exatamente quais campos devem ser codificados e em que formato.

E necessário software de faturação certificado pela AT para gerar códigos QR conformes. A utilização de software não certificado e, por si só, uma infração, independentemente de os códigos QR parecerem corretos na superfície.

Software de Faturação Certificado pela AT

Portugal exige que todo o software de faturação utilizado para gerar documentos fiscais seja certificado pela AT. A certificação envolve a submissão do software para testes contra as especificações técnicas da AT. Apenas o software que passa na certificação pode ser legalmente utilizado para emitir faturas.

As empresas que utilizam plataformas de contabilidade ou sistemas ERP devem verificar se o seu fornecedor possui certificação AT atual. Os fornecedores que não atualizam a sua certificação quando a AT lança novos requisitos técnicos perdem o seu estatuto de certificação, o que significa que os seus clientes também estão em incumprimento.

Penalidades por Incumprimento

A Autoridade Tributaria e Aduaneira aplica estes requisitos através de uma estrutura de coimas que varia entre 150 EUR e 3.750 EUR por infração. Cada fatura não conforme pode ser tratada como uma infração separada. Para uma empresa que emite 500 faturas por mês sem ATCUD, códigos QR ou QES, a exposição teórica a coimas e enorme. A AT demonstrou vontade de realizar auditorias sistemáticas ao software de faturação e aos arquivos de faturas, pelo que o incumprimento não e um risco teórico.