Portugal SAF-T Contabilidade 2028: Preparação para a Submissão Obrigatória

SAF-T Contabilidade: O Próximo Grande Marco de Conformidade em Portugal

Portugal tem estado na vanguarda da digitalização fiscal com o seu enquadramento SAF-T (Standard Audit File for Tax), e o próximo grande marco esta a aproximar-se. A submissão obrigatória do ficheiro SAF-T de Contabilidade (SAF-T de Contabilidade) aplicar-se-á aos dados do ano fiscal de 2026, com as primeiras submissões previstas para 2028. Este prazo foi adiado relativamente a uma data anterior, dando as empresas tempo adicional de preparação, mas o requisito permanece firmemente em vigor.

Ao contrario do ficheiro SAF-T de faturação que as empresas portuguesas já submetem, o ficheiro SAF-T de Contabilidade abrange todo o razão geral, proporcionando a Autoridade Tributaria e Aduaneira (AT) uma visibilidade sem precedentes sobre os registos financeiros das empresas.

O Que Contem o Ficheiro SAF-T de Contabilidade

O ficheiro SAF-T de Contabilidade e muito mais abrangente do que o SAF-T focado na faturação que as empresas atualmente submetem. Inclui:

• Lançamentos do razão geral: Todos os lançamentos contabilísticos registados durante o ano fiscal, incluindo códigos de conta, montantes, datas e descrições
• Plano de contas: O plano de contas completo utilizado pela empresa, mapeado para a taxonomia padrão portuguesa (SNC - Sistema de Normalização Contabilística)
• Dados mestres de clientes e fornecedores: Informação detalhada sobre todos os parceiros comerciais referenciados nos lançamentos contabilísticos
• Dados da tabela de impostos: Taxas de IVA e códigos fiscais aplicados as transações
• Saldos de abertura e fecho: Saldos das contas no inicio e no fim do período fiscal

Este nível de detalhe permite a AT efetuar verificações cruzadas automatizadas entre rendimentos declarados, despesas, declarações de IVA e dados de faturação previamente submetidos.

Porque Foi Adiado o Prazo

O governo português reconheceu que muitas empresas, particularmente as PME, não estavam tecnicamente preparadas para o prazo original. Os desafios mais comuns incluíam:

• Software de contabilidade incapaz de gerar ficheiros SAF-T de Contabilidade no formato XML exigido
• Inconsistências entre o plano de contas utilizado na pratica e o mapeamento exigido pela taxonomia SNC
• Problemas de qualidade de dados nos registos do razão geral que produziriam erros no ficheiro SAF-T
• Falta de conhecimento entre os gabinetes de contabilidade mais pequenos sobre os requisitos técnicos

O adiamento para 2028 (relativo aos dados de 2026) proporciona uma janela clara para as empresas resolverem estas questões. No entanto, isto não deve ser interpretado como um sinal de que o requisito será novamente adiado. A AT tem comunicado consistentemente o seu compromisso com este mandato.

ATCUD e Código QR: Já Obrigatórios

Enquanto o SAF-T de Contabilidade ainda se aproxima, as empresas devem recordar que os requisitos do ATCUD (Código Único de Documento) e do código QR são obrigatórios desde janeiro de 2023. Cada fatura deve incluir:

• Um código ATCUD que identifica univocamente o documento no sistema da AT
• Um código QR que permite a verificação instantânea da autenticidade da fatura

O incumprimento dos requisitos do ATCUD e do código QR acarreta coimas de 150 a 3.750 EUR por fatura não conforme. As empresas devem garantir que estes requisitos estão plenamente cumpridos antes de se focarem na preparação do SAF-T de Contabilidade.

Como Preparar-se para a Submissão do SAF-T de Contabilidade

Com o prazo de submissão em 2028 para os dados de 2026, a preparação deve começar agora:

• Audite o seu plano de contas: Assegure-se de que o seu plano de contas esta corretamente mapeado para a taxonomia SNC. Discrepâncias provocarão rejeições do ficheiro SAF-T.
• Atualize o seu software de contabilidade: Confirme que o seu software consegue gerar ficheiros XML SAF-T de Contabilidade que passam no esquema de validação da AT
• Limpe os seus dados: Reveja os lançamentos do razão geral quanto a completude, consistência e exatidão. Dados em falta ou inconsistentes serão sinalizados no ficheiro SAF-T
• Execute exportações de teste: Gere ficheiros SAF-T de Contabilidade a partir dos seus dados de 2025 como ensaio. Valide estes ficheiros utilizando as ferramentas de teste da AT
• Estabeleça procedimentos de arquivo: O próprio ficheiro SAF-T de Contabilidade, bem como toda a documentação de suporte, devem ser conservados pelo período exigido

Penalidades por Incumprimento

Embora as penalidades especificas por falhas na submissão do SAF-T de Contabilidade ainda estejam a ser finalizadas, o enquadramento penal existente para violações do SAF-T e da faturação fornece uma base de referencia. As coimas atuais variam entre 150 e 3.750 EUR por infração, e a AT tem autoridade para solicitar ficheiros SAF-T durante qualquer auditoria. A incapacidade de apresentar um ficheiro valido pode levar a liquidações fiscais estimadas.