Prazo QES em Portugal: assinaturas obrigatórias em 2027

A Transição para QES: O Que Esta a Mudar?

Portugal tem seguido um caminho constante rumo a faturação totalmente digital, e o requisito de Assinatura Eletrónica Qualificada (QES) representa o próximo grande marco. Ao abrigo da legislação portuguesa atual, as empresas que emitem faturas em formato PDF tem podido fazê-lo sem uma Assinatura Eletrónica Qualificada, beneficiando de um período de graça transitório que foi prorrogado varias vezes. Esse período de graça termina definitivamente em 31 de dezembro de 2026. A partir de 1 de janeiro de 2027, cada fatura PDF emitida em Portugal deve conter uma QES para ser legalmente valida. Este requisito esta fundamentado no Regulamento Europeu eIDAS (UE 910/2014), que estabelece a QES como o único tipo de assinatura eletrónica com equivalência legal a uma assinatura manuscrita em todos os Estados-Membros da UE.

Quem e Afetado?

O mandato QES aplica-se a todas as empresas e profissionais registados para IVA em Portugal que emitem faturas em formato PDF. As empresas que emitem faturas exclusivamente através de software de faturação certificado pela AT em formatos eletrónicos estruturados como XML podem não ser diretamente afetadas pelo requisito de QES na própria fatura, uma vez que a certificação do software e o código ATCUD fornecem as garantias de autenticidade necessárias. No entanto, qualquer empresa que envie faturas PDF a clientes, seja como formato principal ou como complemento legível por humanos de um ficheiro estruturado, deve garantir que esses PDFs contenham uma QES a partir de janeiro de 2027. Isto afeta uma vasta gama de empresas, desde pequenos prestadores de serviços que enviam faturas PDF por email aos clientes, ate grandes empresas que geram milhares de faturas PDF mensalmente através de sistemas automatizados.

Como Obter e Implementar uma QES

Uma Assinatura Eletrónica Qualificada deve ser emitida por um Prestador Qualificado de Serviços de Confiança (QTSP) reconhecido ao abrigo do eIDAS e inscrito na lista nacional de confiança portuguesa mantida pelo Gabinete Nacional de Segurança (GNS). Vários QTSPs portugueses e europeus oferecem soluções de QES, incluindo assinaturas baseadas em certificados armazenados em dispositivos físicos (cartões inteligentes ou dispositivos USB) e soluções de assinatura remota baseadas na nuvem que permitem aos signatários autorizados aplicar a sua QES a partir de qualquer dispositivo. Para empresas que emitem grandes volumes de faturas, as soluções de QES baseadas na nuvem com integração por API são a opção mais pratica, pois permitem a assinatura automatizada dentro dos fluxos de trabalho de faturação existentes sem intervenção manual para cada documento. O custo dos certificados QES varia tipicamente entre EUR 50 e EUR 200 por ano por signatário, com descontos de volume disponíveis para implementações empresariais.

Integração com os Requisitos de Faturação Digital Existentes em Portugal

O requisito de QES não existe isoladamente. Acrescenta-se ao já robusto quadro de faturação digital de Portugal, que inclui o ATCUD (Código Único de Documento) obrigatório e o código QR em cada fatura desde 1 de janeiro de 2023, o requisito de utilização de software de faturação certificado pela AT, e a submissão mensal do SAF-T (Standard Audit File for Tax) a Autoridade Tributaria e Aduaneira (AT) ate ao dia 5 do mês seguinte. As empresas devem garantir que a sua implementação de QES e compatível com estes requisitos existentes, o que significa que o PDF assinado deve continuar a conter o ATCUD correto, o código QR e todos os campos obrigatórios da fatura. Qualquer solução de QES que perturbe a cadeia de conformidade existente cria mais problemas do que resolve.

Penalidades por Incumprimento

O regime de penalidades por falhas de conformidade nas faturas em Portugal e substancial e rigorosamente aplicado pela AT. A não utilização de software de faturação certificado pela AT acarreta multas de EUR 1.000 a EUR 18.750 por infração. Códigos ATCUD e códigos QR em falta ou incorretos resultam em multas de EUR 200 a EUR 1.000 por fatura. A não emissão de uma fatura conforme desencadeia penalidades de EUR 150 a EUR 3.750 por transação. Embora as penalidades especificas relacionadas com a QES para o período pos-2027 ainda não tenham sido codificadas separadamente, as faturas emitidas sem uma assinatura legalmente valida apos o fim do período de graça serão tratadas como documentos não conformes, expondo o emitente a toda a gama de penalidades existentes por violação de faturação. Dado o caráter por fatura destas multas, as empresas de grande volume enfrentam uma exposição agregada potencialmente catastrófica.