QES obrigatória em Portugal a 1 de janeiro de 2027

O Período de Tolerância da QES Esta a Terminar

Portugal prolongou o seu período de tolerância para Assinaturas Eletrónicas Qualificadas (QES) ate 31 de dezembro de 2026, mas apos essa data não haverá mais extensões. A partir de 1 de janeiro de 2027, todas as faturas e documentos fiscais em Portugal devem conter uma QES para serem legalmente validos. Para as muitas empresas portuguesas que tem operado ao abrigo do período de tolerância utilizando métodos de assinatura mais simples, a contagem decrescente para a conformidade obrigatória com a QES mede-se agora em meses.

O Que e uma Assinatura Eletrónica Qualificada?

Ao abrigo do Regulamento eIDAS da UE, uma Assinatura Eletrónica Qualificada (QES) e o nível mais elevado de assinatura eletrónica, tendo a mesma validade jurídica que uma assinatura manuscrita em todos os Estados-Membros da UE. Uma QES deve cumprir três requisitos:

Criada utilizando um dispositivo qualificado de criação de assinaturas eletrónicas (QSCD) - um componente de hardware ou software certificado para cumprir normas de segurança rigorosas
Baseada num certificado qualificado - emitido por um prestador de serviços de confiança supervisionado e qualificado por uma autoridade nacional (em Portugal, o GNS - Gabinete Nacional de Segurança)
Ligada de forma única ao signatário - a assinatura deve identificar e estar sob o controlo exclusivo da pessoa que assina

Ao contrario das assinaturas eletrónicas simples (por exemplo, escrever o seu nome) ou das assinaturas eletrónicas avançadas (por exemplo, um certificado digital sem estatuto qualificado), uma QES proporciona a mais forte presunção jurídica de autenticidade e integridade.

Porque e Que Portugal Exige a QES

A decisão de Portugal de tornar a QES obrigatória para documentos fiscais reflete vários objetivos políticos:

Prevenção de fraude - a QES torna tecnicamente inviável a falsificação ou alteração de faturas assinadas sem deteção
Conformidade fiscal - a Autoridade Tributaria e Aduaneira (AT) pode verificar a autenticidade de qualquer fatura através da sua QES
Alinhamento com a UE - tornar a QES obrigatória alinha Portugal com o quadro eIDAS e promove a interoperabilidade transfronteiriça
Transformação digital - os requisitos de QES impulsionam as empresas para fluxos de trabalho totalmente digitais

ATCUD e Código QR: A Pilha Completa de Segurança da Fatura

A QES faz parte de um conjunto mais amplo de requisitos de segurança das faturas portuguesas. Cada fatura deve agora incluir:

ATCUD (Código Único de Documento) - um código único de documento atribuído pela AT a cada serie de faturas, proporcionando rastreabilidade ate ao software de faturação certificado
Código QR - um código legível por maquina contendo dados-chave da fatura que permite a verificação instantânea pela AT e pelos consumidores
QES - a assinatura eletrónica qualificada que garante a integridade do documento e a identidade do signatário

Em conjunto, o ATCUD, os códigos QR e a QES criam uma tripla camada de segurança que torna as faturas portuguesas entre as mais resistentes a adulteração na Europa. As empresas devem garantir que o seu software de faturação suporta estas três funcionalidades.

O Requisito SAF-T

Portugal exige também que as empresas submetam o ficheiro contabilístico SAF-T (Standard Audit File for Tax). Para os dados do ano 2026, o ficheiro SAF-T será devido em 2028. Este ficheiro contem um registo abrangente de todas as transações contabilísticas, incluindo todas as faturas emitidas. O requisito SAF-T cria uma obrigação adicional de arquivo: as empresas devem manter os dados de origem que alimentam o ficheiro SAF-T durante todo o período de retenção, garantindo a consistência entre a submissão SAF-T e os documentos subjacentes.

A Lacuna na Adoção Digital

Apesar destes requisitos, Portugal enfrenta um desafio significativo de adoção digital:

Apenas 45% das PME portuguesas adotaram a faturação eletrónica
65% das faturas em Portugal ainda são emitidas em papel

Estas estatísticas revelam a dimensão da transformação necessária antes de janeiro de 2027. Mais de metade das PME e quase dois terços de todas as faturas devem transitar para formatos digitais assinados com QES num curto período de tempo. As empresas que ainda não iniciaram esta transição enfrentam uma janela de implementação cada vez mais comprimida.

Financiamento PRR: ACELERAR 2030 e Industria 4.0

O governo português fornece apoio financeiro através do Plano de Recuperação e Resiliência (PRR):

ACELERAR 2030 - vales digitais ate EUR 2.000 para pequenas empresas e microempresas investirem em ferramentas digitais, incluindo soluções de faturação eletrónica e QES
Industria 4.0 - cofinanciamento ate 85% para projetos de digitalização industrial, que podem incluir infraestrutura de gestão documental e faturação eletrónica

Estes programas foram concebidos para colmatar a lacuna na adoção digital, mas as empresas devem candidatar-se proativamente, pois o financiamento e limitado e a procura e elevada.

Passos de Implementação para Conformidade com a QES

Obter um certificado qualificado - solicitar um certificado qualificado a um prestador de serviços de confiança português ou reconhecido pela UE
Implementar um QSCD - adquirir e configurar um dispositivo qualificado de criação de assinaturas (token de hardware ou HSM baseado na nuvem)
Atualizar o software de faturação - garantir que o software suporta a aplicação de QES, a geração de ATCUD e a incorporação de códigos QR
Testar o fluxo de assinatura - validar que as faturas são devidamente assinadas e que a QES pode ser verificada pelos sistemas da AT
Implementar arquivo em conformidade - as faturas assinadas com QES devem ser arquivadas de forma a preservar a validade da assinatura durante todo o período de retenção
Candidatar-se ao financiamento PRR - aproveitar os vales ACELERAR 2030 ou o cofinanciamento Industria 4.0 para compensar os custos
Formar o pessoal - garantir que o pessoal de contabilidade compreende o fluxo de trabalho da QES e consegue resolver problemas comuns

Arquivo de Documentos Assinados com QES

O arquivo de documentos assinados com QES requer atenção especial para preservar a validade da assinatura ao longo do tempo:

Formatos de assinatura de longa duração - utilizar formatos de assinatura como PAdES (para PDF) ou XAdES (para XML) que incluem dados de validação permitindo a verificação da assinatura anos apos a assinatura
Preservação de carimbos temporais - os carimbos temporais qualificados associados as assinaturas devem ser preservados para provar quando a assinatura foi aplicada
Arquivo da cadeia de certificados - a cadeia de certificados e os dados de revogação devem ser armazenados juntamente com o documento assinado
Integridade do formato - o documento assinado não deve ser modificado apos a assinatura, pois qualquer alteração invalida a QES