OCR para retalho: faturas de fornecedores em escala

O Estrangulamento em Papel que Custa Vendas

43% das pequenas empresas norte-americanas não fazem o acompanhamento do inventario ou usam métodos inteiramente manuais. A causa raiz e frequentemente não a preguiça: e que os dados necessários estão presos em papel. Faturas de fornecedores, notas de entrega, confirmações de recepcao de mercadorias e documentos de devolução ficam em pastas e anexos de email. Sem dados digitalizados e pesquisáveis destes documentos, a gestão de inventario e uma adivinhação. E a adivinhação leva a ruturas de stock: ate 35% das encomendas sofrem ruturas de stock devido a falta de visibilidade do inventario em tempo real.

O Desafio do Volume

Um retalhista de médio porte processa milhares de faturas de fornecedores por mês, de dezenas de fornecedores. Cada fatura tem um formato diferente, uma colocação de campos diferente e um nível de detalhe diferente. Em escala, mesmo pequenas taxas de erro do OCR criam problemas massivos de reconciliação: uma taxa de erro de 2% em 5.000 faturas significa 100 documentos que precisam de correção manual. Multiplique isso pelo tempo necessário para encontrar e corrigir cada erro e a "automacao" dificilmente poupa tempo.

O que o OCR para Retalho Deve Tratar

• Diversidade de formatos multifornecedor: cada fornecedor envia faturas no seu próprio layout
• Extração de linhas de detalhe: não apenas totais, mas produtos individuais, quantidades e preços unitários para correspondência de inventario
• Correspondência nota de entrega com fatura: comparar o que foi encomendado, entregue e faturado
• Digitalização de recibos: recibos de despesas de compras, material de escritório e custos operacionais
• Fichas técnicas de produto: catálogos de fornecedores e especificações técnicas para listagens de produtos

Correspondência Tripartida: OF, Entrega, Fatura

O padrão de excelência em contas a pagar e a correspondência tripartida: a ordem de fornecimento corresponde a nota de entrega que corresponde a fatura. Sem OCR, esta correspondência e manual. Com OCR que extrai dados estruturados (quantidades, preços, números de referencia), a correspondência pode ser automatizada: as discrepâncias são assinaladas antes do pagamento, não descobertas durante a reconciliação.