Migração para DMS: Como Transferir os Seus Documentos Existentes
O maior receio ao mudar para DMS: "E os nossos documentos existentes?" Apresentamos o guia para uma migração sem dor.
Receio n.o 1: "Temos Milhares de Documentos"
Toda a empresa que pondera um DMS tem o mesmo receio: "Como vamos transferir todos os documentos do servidor, email, armários?" A resposta: não tem de o fazer tudo de uma vez.
Passo 1: Inventariar Documentos Existentes
Antes da migração, faca um inventario:
- Quantos documentos no total (estimativa por pasta)?
- Onde estão: unidade partilhada, email, papel, nuvem?
- Que formatos: PDF, Word, Excel, digitalizados?
- Quais são utilizados ativamente vs. de arquivo?
Passo 2: Priorizar
- Novos documentos (imediatamente): Desde o primeiro dia, tudo o que e novo vai para o DMS
- Documentos ativos (semana 1-2): Contratos ativos, projetos em curso
- Legalmente obrigatórios (semana 2-4): Documentação fiscal, dossies de RH
- Arquivo (mês 2-3): Documentação mais antiga, por prioridade
Passo 3: Carregamento em Massa
Para grandes volumes: arraste e solte pastas inteiras. O DMS preserva a sua estrutura de pastas existente e aplica automaticamente OCR a documentos digitalizados.
Passo 4: Etiquetagem com IA
A IA reconhece automaticamente o tipo de documento, data e partes envolvidas. Os metadados são adicionados automaticamente: basta rever e corrigir eventuais erros.
Passo 5: Operação em Paralelo
Durante a migração: sistemas antigo e novo funcionam em paralelo. Novos documentos vão para o DMS. Os antigos são transferidos gradualmente. Quando tudo esta migrado: o sistema antigo e desativado.
Cronograma
| Fase | Duração |
|---|---|
| Preparação e inventario | 1-2 dias |
| Configuração do DMS | 1 dia |
| Migração de documentos ativos | 1-2 semanas |
| Operação em paralelo | 2-4 semanas |
| Migração completa | 1-3 meses |
Conclusão
A migração para o Docavelo não significa perturbação do negocio. Comece com novos documentos hoje, migre os antigos gradualmente. Carregamento em massa, etiquetagem IA e OCR tornam o processo indolor. Experimente gratuitamente.
