Excel para Rastreamento de Documentos: Porque as Folhas de Calculo Não Funcionam
Muitas empresas utilizam folhas de calculo Excel para rastrear documentos, contratos e faturas. Apresentamos 8 razoes pelas quais deixa de funcionar a medida que a empresa cresce.
O Cenário Clássico
Alguém cria uma folha de calculo Excel: "Registo de Contratos". Colunas: numero do contrato, cliente, data, expiração, localização do ficheiro. Funciona bem no inicio: 20 linhas, tabela limpa.
Um ano depois? 500 linhas. Três versões: uma no servidor, uma no email do diretor, uma no portátil do jurista. Nenhuma esta atualizada.
8 Razoes Pelas Quais o Excel Não Serve para Rastreamento de Documentos
- Sem ligação entre folha de calculo e ficheiro: escreve uma localização mas não pode clicar para abrir
- Múltiplas versões da folha de calculo: quem tem a mais recente?
- Sem automatização: entrada manual para cada documento: 2-3 horas/mes para 50 documentos
- Sem lembretes de prazos: contrato a expirar? O Excel não lhe diz
- Sem controlo de acesso ao nível da linha: toda a gente vê tudo
- Sem pesquisa por conteúdo: o Excel só pesquisa o que escreveu manualmente
- Não escala: 5.000 linhas torna-se lento e ingerível
- Não cumpre requisitos legais: não e um livro de arquivo, sem marcas de classificação
Conclusão
O Excel e excelente: para cálculos e relatórios. Mas para rastreamento de documentos, e uma improvisação que cria mais problemas do que resolve.
O Docavelo substitui as suas folhas de calculo Excel por um sistema inteligente que categoriza automaticamente, rastreia prazos e permite pesquisa por IA. Tudo o que introduzia manualmente agora acontece automaticamente. Experimente gratuitamente.
