Como Preencher o Livro de Arquivo: Guia Passo a Passo para 2026
Instruções detalhadas para preencher o livro de arquivo (arhivska knjiga) com exemplos, modelos e erros comuns. O prazo e 30 de abril: prepare-se a tempo.
O Que E o Livro de Arquivo e Porque E Obrigatório?
O livro de arquivo (arhivska knjiga) e um registo legalmente obrigatório onde toda a pessoa coletiva e empresário individual na Serbia deve registar todo o material documental (registraturski materijal) criado durante as operações comerciais. De acordo com a Lei sobre Materiais de Arquivo e Atividades Arquivísticas ("Jornal Oficial da RS", n.o 6/2020), toda a empresa deve manter um livro de arquivo e submetê-lo ao arquivo competente ate 30 de abril relativamente ao ano anterior.
Muitas empresas desconhecem esta obrigação ou ignoram-na, ate que a inspeção de arquivo chega. As multas para pessoas coletivas podem atingir 2.000.000 RSD.
Que Colunas Contem o Livro de Arquivo?
O formulário do livro de arquivo contem as seguintes colunas:
| Coluna | Descrição | Exemplo |
|---|---|---|
| Numero sequencial | Numero de entrada continuo, transita de ano para ano | 1, 2, 3... |
| Data de entrada | Data em que a entrada e registada | 15.01.2026 |
| Ano de criação | Ano em que a documentação foi criada | 2025 |
| Marca de classificação | Código da sua Lista de Categorias | 04-02 |
| Conteúdo (descrição) | Breve descrição da categoria de documentação | Faturas emitidas |
| Quantidade | Numero de pastas, caixas ou MB (para eletrónico) | 3 pastas |
| Período de retenção | Período de conservação segundo a Lista de Categorias | 10 anos |
| Localização | Onde a documentação esta fisicamente/digitalmente armazenada | Prateleira 3, sala de arquivo |
| Observações | Informações adicionais (destruído, entregue ao arquivo, etc.) | não aplicável |
Passo a Passo: Como Preencher o Livro de Arquivo
Passo 1: Preparar a Lista de Categorias
Antes de começar a preencher, deve ter uma Lista de Categorias de Material de Registo com Períodos de Retenção adotada. Este documento define todos os tipos de documentação da sua empresa e durante quanto tempo cada tipo deve ser conservado. A lista deve ser aprovada pelo arquivo competente.
Passo 2: Reunir Toda a Documentação do Ano
Crie um inventario de toda a documentação criada ou recebida durante o ano:
- Faturas (recebidas e emitidas)
- Contratos
- Documentação de recursos humanos
- Demonstrações financeiras
- Documentação fiscal
- Correspondência geral
- Documentação técnica
Passo 3: Classificar a Documentação
Atribua cada documento a categoria apropriada de acordo com a sua Lista de Categorias. Cada categoria recebe a sua marca de classificação.
Passo 4: Preencher as Colunas
Para cada categoria de documentação, introduza os dados no livro de arquivo. O numero sequencial continua do ano anterior: não começa do 1 cada ano.
Passo 5: Assinar e Submeter
O livro de arquivo e assinado pela pessoa responsável pela proteção do material de registo. A submissão e feita ao arquivo territorial competente (ex.: Arquivo Histórico de Belgrado para empresas de Belgrado) ate 30 de abril.
Erros Mais Comuns
- Iniciar o numero sequencial a partir do 1 todos os anos: O numero e continuo, transitando do ano anterior
- Sem Lista de Categorias: Sem uma lista aprovada, o livro de arquivo não tem base
- Omitir documentação eletrónica: Faturas eletrónicas, emails e contratos digitais também devem ser registados
- Quantidades inexatas: Indique com precisão o numero de pastas/caixas ou megabytes
- Preenchimento retroativo no ultimo momento: Mantenha o livro ao longo do ano, não apenas antes do prazo
Livro de Arquivo Eletrónico ou em Papel?
A lei permite manter o livro de arquivo em formato eletrónico. E muito mais pratico porque permite:
- Geração automática de números sequenciais
- Pesquisa por qualquer campo
- Exportação para PDF ou Excel para submissão ao arquivo
- Integração com sistemas DMS para preenchimento automático
O Docavelo gera automaticamente o livro de arquivo com base nos documentos que carrega no sistema. Em vez de preenchimento manual, o sistema rastreia cada documento e no final do ano: o livro de arquivo esta pronto com um clique.
Prazo e Penalizações
O prazo para submissão do livro de arquivo ao arquivo competente e 30 de abril do ano corrente para documentação criada no ano civil anterior.
Penalizações por não submissão ou registos inexatos:
- Pessoas coletivas: de 50.000 a 2.000.000 RSD
- Empresários individuais: de 10.000 a 500.000 RSD
- Pessoas responsáveis: de 5.000 a 150.000 RSD
Conclusão
Preencher o livro de arquivo não tem de ser complicado se tiver a preparação e a ferramenta certas. A chave e manter registos ao longo do ano, ter uma Lista de Categorias aprovada e não esperar ate ao ultimo momento.
Com o Docavelo, o livro de arquivo e gerado automaticamente. Carregue documentos no sistema ao longo do ano e ate abril, tudo esta pronto para submissão. Experimente gratuitamente.
