Assinaturas Eletrónicas Qualificadas em Portugal: Novos Requisitos a Partir de 2027

A Transição para Assinaturas Eletrónicas Qualificadas

A partir de 1 de janeiro de 2027, Portugal exigira que as faturas eletrónicas sejam acompanhadas de uma assinatura eletrónica qualificada (AEQ) ou selo eletrónico qualificado para serem consideradas legalmente validas para efeitos fiscais. Este requisito representa um reforço significativo das regras de autenticação de faturas eletrónicas e alinha Portugal com o regulamento eIDAS (Regulamento UE 910/2014), que estabelece a AEQ como o padrão mais elevado de assinatura eletrónica, com equivalência legal a assinatura manuscrita.

Atualmente, as empresas portuguesas podem emitir faturas eletrónicas como documentos PDF enviados por correio eletrónico ou outros meios eletrónicos, baseando-se nos controlos de integridade integrados no software de faturação certificado como autenticação suficiente. No entanto, esta abordagem tem limitações na verificação da autenticidade do emissor da fatura e na deteção de modificações não autorizadas apos a emissão. A transição para a AEQ resolve estas lacunas ao exigir prova criptográfica da identidade do signatário e da integridade do documento.

Validade das Faturas em PDF: Prolongada ate 31 de Dezembro de 2026

Reconhecendo que muitas empresas portuguesas, particularmente as mais pequenas e os empresários em nome individual, ainda dependem fortemente de faturas em PDF, o governo prolongou o período de validade das faturas eletrónicas sem AEQ ate 31 de dezembro de 2026. Esta extensão proporciona um período de transição durante o qual as empresas podem continuar as suas praticas de faturação atuais enquanto se preparam para a obrigatoriedade da AEQ.

Implicações principais deste período de transição:

• Ate 31 de dezembro de 2026: As faturas em PDF geradas por software certificado pela AT permanecem validas sem assinatura eletrónica qualificada, desde que incluam todos os elementos fiscais obrigatórios (NIF, numeração sequencial, ATCUD, código QR).
• A partir de 1 de janeiro de 2027: As faturas eletrónicas devem conter uma AEQ ou selo eletrónico qualificado para serem aceites como documentos fiscais validos. As faturas em PDF sem AEQ deixarão de satisfazer os requisitos legais de faturação eletrónica.
• Faturas em papel: As regras para faturas em papel permanecem inalteradas. As empresas que não consigam implementar a AEQ ate janeiro de 2027 poderão reverter para a faturação em papel, embora tal represente um retrocesso significativo na eficiência operacional.

As empresas devem utilizar os meses restantes de 2026 para avaliar soluções de AEQ, testar a sua integração com os fluxos de faturação existentes e formar o pessoal nos novos processos de assinatura.

Requisitos de ATCUD e Código QR

Em paralelo com a obrigatoriedade da AEQ, Portugal tem vindo a implementar mecanismos adicionais de autenticação de faturas. O ATCUD (Código Único de Documento) e um código único de documento que deve constar de todas as faturas emitidas em Portugal. Combina um código de validação atribuído pela AT com o numero sequencial do documento, criando um identificador único que pode ser verificado junto dos registos da AT.

Adicionalmente, todas as faturas devem incluir um código QR que codifica dados essenciais da fatura, incluindo:

• O NIF (numero de identificação fiscal) do emissor.
• O NIF do adquirente (quando aplicável).
• Tipo, numero e data da fatura.
• Valores tributáveis e montantes de IVA por taxa.
• O código de validação ATCUD.
• Um valor hash para verificação de integridade.

O código QR permite a AT e aos destinatários das faturas verificar rapidamente a autenticidade das faturas através da aplicação móvel da AT ou de ferramentas de verificação online. Em conjunto, o ATCUD, o código QR e o futuro requisito de AEQ criam um enquadramento de autenticação multicamada que torna a fraude em faturas extremamente difícil.

Obtenção de uma Assinatura Eletrónica Qualificada

Para cumprir a obrigatoriedade de janeiro de 2027, as empresas necessitam de obter credenciais de AEQ junto de um prestador qualificado de serviços de confiança (PQSC) reconhecido ao abrigo do eIDAS. Em Portugal, vários prestadores oferecem soluções de AEQ, incluindo:

• Chave Móvel Digital (CMD), o serviço de assinatura digital móvel do governo português, que disponibiliza AEQ através do cartão de cidadão ou autenticação por telemóvel.
• PQSCs comerciais que oferecem soluções de AEQ baseadas em certificados, incluindo serviços de assinatura na nuvem que se integram com o software de faturação via API.
• Soluções baseadas em hardware que utilizam dispositivos qualificados de criação de assinatura (DQCA), como cartões inteligentes ou tokens USB.

Para empresas que emitem grandes volumes de faturas, as soluções automatizadas de AEQ que utilizam selos eletrónicos qualificados (que autenticam a organização em vez de um individuo) são provavelmente a abordagem mais pratica. Estes selos podem ser integrados diretamente no fluxo de trabalho do software de faturação, aplicando a assinatura automaticamente no momento da geração da fatura.

Passos para Preparação Antes de Janeiro de 2027

As empresas devem adotar uma abordagem sistemática para a preparação da AEQ. Comece por avaliar o seu volume atual de faturas e os seus processos de emissão para determinar se a AEQ individual ou os selos eletrónicos organizacionais são mais adequados. Contacte o seu fornecedor de software de faturação para compreender o seu roteiro e calendário de integração da AEQ. Inicie o processo de aquisição de credenciais de AEQ com antecedência, pois a verificação de identidade e a emissão de certificados podem demorar varias semanas. Por fim, realize testes exaustivos com os seus parceiros comerciais para assegurar que as faturas assinadas com AEQ são corretamente recebidas e validadas.