Assinaturas Eletrónicas Qualificadas Obrigatórias em Portugal a Partir de 2027

Requisito de QES para Faturas em PDF

A partir de 1 de janeiro de 2027, todas as faturas em PDF emitidas em Portugal devem conter uma Assinatura Eletrónica Qualificada (QES). Este requisito aplica-se a qualquer empresa que emita faturas em formato PDF em vez de formatos eletrónicos estruturados. O mandato faz parte do impulso mais amplo de Portugal para reforçar a autenticidade e integridade dos documentos eletrónicos, mantendo a validade jurídica dos formatos de fatura não XML.

Uma QES ao abrigo do regulamento eIDAS da UE proporciona o nível mais elevado de assinatura eletrónica, tendo o mesmo valor jurídico que uma assinatura manuscrita. Para as empresas portuguesas que ainda emitem faturas em PDF, este requisito acrescenta uma nova obrigação de conformidade significativa.

O Que e uma Assinatura Eletrónica Qualificada?

Uma Assinatura Eletrónica Qualificada não e uma simples assinatura digital ou uma imagem digitalizada de uma assinatura manuscrita. Ao abrigo do eIDAS, uma QES deve cumprir critérios específicos:

• Criada utilizando um dispositivo qualificado de criação de assinatura eletrónica (QSCD): A chave privada utilizada para criar a assinatura deve estar armazenada num dispositivo certificado, como um cartão inteligente, token USB ou HSM cloud certificado
• Baseada num certificado qualificado: O signatário deve possuir um certificado qualificado emitido por um Prestador Qualificado de Serviços de Confiança (QTSP) inscrito na Lista de Confiança da UE
• Univocamente associada ao signatário: A assinatura deve estar exclusivamente associada ao individuo que assina o documento
• Capaz de detetar alterações subsequentes: Qualquer modificação ao documento assinado apos a aplicação da assinatura deve ser detetável

Em Portugal, os QTSP que emitem certificados qualificados incluem entidades certificadas pelo Gabinete Nacional de Segurança (GNS) e inscritas na secção portuguesa da Lista de Confiança da UE.

Quem e Afetado?

O requisito de QES aplica-se especificamente a faturas em PDF. As empresas que emitem faturas eletrónicas estruturadas (como as transmitidas através do sistema de faturação eletrónica da AT com ATCUD e códigos QR) podem já cumprir os requisitos de integridade através da autenticação incorporada no sistema. No entanto, muitas empresas portuguesas, particularmente as que lidam com clientes internacionais ou utilizam fluxos de trabalho de faturação mais simples, ainda emitem faturas em PDF como formato principal.

As empresas afetadas incluem:

• Empresas que enviam faturas em PDF por email aos clientes
• Empresas que geram faturas em PDF a partir do seu software de contabilidade para distribuição manual
• Prestadores de serviços que emitem faturas em formato PDF em paralelo ou em substituição de formatos estruturados
• Qualquer empresa que utilize o PDF como formato de fatura juridicamente vinculativo para tipos de transação específicos

Opções de Implementação

As empresas dispoen de varias opções para implementar a QES nas suas faturas em PDF:

• Cartões inteligentes ou tokens individuais: Cada signatário autorizado recebe um certificado qualificado num dispositivo físico. Adequado para volumes baixos de faturação.
• Serviços de QES baseados na cloud: Serviços de assinatura remota alojados por QTSP permitem que utilizadores autorizados apliquem QES a partir de qualquer localização. Mais adequado para volumes maiores e equipas distribuídas.
• Assinatura automatizada: Para empresas que emitem grandes volumes de faturas em PDF, soluções de assinatura automatizada podem aplicar QES as faturas durante o processo de geração utilizando selos eletrónicos qualificados.

O custo da QES varia consoante o fornecedor e o volume. Os certificados individuais custam tipicamente entre 50 e 200 EUR por ano, enquanto as soluções automatizadas tem preços baseados no volume.

Penalidades por Incumprimento

As faturas em PDF emitidas sem QES apos 1 de janeiro de 2027 correm o risco de serem tratadas como documentos não conformes. Ao abrigo do enquadramento penal existente para faturação em Portugal, as coimas variam entre 150 e 3.750 EUR por fatura não conforme. Adicionalmente, as faturas sem autenticação adequada podem ser contestadas pela AT durante auditorias, afetando potencialmente as deduções de IVA para a empresa recetora.

Preparação para o Prazo de Janeiro de 2027

As empresas devem tomar estas medidas bem antes do prazo:

• Audite os seus formatos de fatura para identificar quais faturas são emitidas como PDF
• Selecione um QTSP e obtenha certificados qualificados para os signatários autorizados
• Integre a QES no seu fluxo de trabalho de faturação, seja manualmente ou através de assinatura automatizada
• Teste as faturas assinadas para garantir que validam corretamente utilizando ferramentas padrão de verificação de assinaturas em PDF
• Atualize o seu processo de arquivo para preservar os PDF assinados com QES com as suas assinaturas intactas