Zamkniecie firmy. Co zrobić z dokumentami
Zamkniecie firmy nie oznacza, ze mozna wyrzucić dokumenty. Prawo przewiduje obowiązki przechowywania i przekazania do archiwum. Oto pełny przewodnik.
Zamkniecie firmy to nie zamkniecie archiwum
Wielu właścicieli firm wierzy, ze zamkniecie firmy kończy obowiązek przechowywania dokumentów. To nieprawda. Przepisy archiwalne wymagają, aby dokumentacja byla zachowana nawet po zaprzestaniu działalności podmiotu prawnego.
Obowiązki prawne przy zamykaniu
- Porządkowanie dokumentacji: wszystkie dokumenty muszą być ułożone według roku i kategorii
- Aktualizacja księgi archiwalnej: pelna inwentaryzacja całej dokumentacji
- Wydzielenie dokumentów trwałych: dokumenty o trwalej wartości sa oddzielane
- Przekazanie do archiwum państwowego: dokumenty trwale sa przekazywane do kompetentnego archiwum
- Zniszczenie materiału nietrwałego: tylko za zgoda archiwum
Okresy przechowywania obowiązujące po zamknięciu
| Typ dokumentu | Okres przechowywania |
|---|---|
| Sprawozdania finansowe | Na stale |
| Dokumentacja podatkowa | 10 lat |
| Ewidencja placowa | Na stale |
| Umowy o prace | Na stale |
| Umowy handlowe | 10 lat po wygaśnięciu |
| Faktury | 10 lat |
Jak DMS ulatwia zamkniecie
- Zorganizowane przekazanie: wszystkie dokumenty już skategoryzowane z metadanymi
- Automatyczna ksiega archiwalna: generowanie pełnej księgi archiwalnej do przekazania
- Eksport w standardowych formatach: PDF/A do dlugotermienowego przechowywania
- Sciezka audytu: dowód integralności dokumentów przez cały okres przechowywania
Podsumowanie
Docavelo pomaga zamknąć firmę zgodnie z prawem. Automatyczna ksiega archiwalna, zorganizowana dokumentacja i eksport do przekazania do archiwum państwowego. Nie czekajcie do ostatniej chwili: zorganizujcie dokumenty teraz.
