Wyszukiwanie AI dla HR: umowy terminowe wygasające w 90 dni

Arkusz kalkulacyjny, którego nikt nie aktualizuje

Każdy dział HR ma taki: główny arkusz kalkulacyjny śledzący daty umów, okresy próbne, wygaśnięcia certyfikatów i harmonogramy ocen wydajności. Ktoś go stworzył dwa lata temu. Trzy osoby maja dostęp do edycji. Nie był aktualizowany od lutego. Tymczasem dwie umowy terminowe wygasły bez zawiadomień o odnowieniu, a obowiązkowy certyfikat bezpieczeństwa wygasł bez czyjejkolwiek uwagi, bo arkusz mówił "oczekujace" i nikt tego nie zmienił.

Zapytania wyszukiwania HR zapobiegające nieprzestrzeganiu przepisów

• "Pracownicy na umowach terminowych wygasających w ciągu następnych 90 dni": filtrowanie terminów we wszystkich aktach personalnych
• "Wszyscy pracownicy, których certyfikat bezpieczeństwa wygasa przed czerwcem": śledzenie zgodności szkoleń
• "Umowy z okresami próbnym kończącymi się w tym miesiącu": przypomnienia o przegladzle próbnym
• "Znajdz wszystkich pracowników, którzy podpisali klauzule zakazu konkurencji": wyszukiwanie klauzul wewnątrz treści umowy
• "Dokumenty szkoleń dla [działu] w ciągu ostatnich 12 miesięcy": pobieranie dokumentacji zgodności

Weryfikacja onboardingu

Podczas audytu musisz udowodnić, ze każdy pracownik uzupełnił dokumentacje onboardingowa: podpisana umowa, weryfikacja tożsamości, formularz podatkowy, potwierdzenie szkolenia BHP. Przy wyszukiwaniu AI, "pokaz mi wszystkie dokumenty onboardingowe dla pracowników zatrudnionych w Q1 2026" zwraca widok listy kontrolnej, natychmiast ujawniając, które pliki sa kompletne, a które maja luki.

Wymiar RODO

Dane pracowników sa danymi osobowymi. RODO przyznaje pracownikom prawo do dostępu do swoich danych i, w niektórych przypadkach, zadania ich usunięcia. Gdy pracownik pyta "jakie macie o mnie dokumenty?", musisz odpowiedzieć kompletnie i szybko. Wyszukiwanie AI w sklasyfikowanych, kontrolowanych dostępem aktach personalnych sprawia, ze to zadanie to jedno zapytanie zamiast kilkudniowego przeszukiwania archiwum.