Migracja do DMS. Jak przenieść istniejące dokumenty
Największy strach przy przejściu na DMS: "Co z naszymi istniejącymi dokumentami?" Oto przewodnik po bezbolesnej migracji.
Strach nr 1: "Mamy tysiące dokumentów"
Kazda firma rozwazajaca DMS ma ten sam strach: "Jak przeniesiemy wszystkie dokumenty z serwera, e-maila, szaf?" Odpowiedz: nie musicie robić tego wszystkiego naraz.
Krok 1: Inwentaryzacja istniejących dokumentów
Przed migracja zinwentaryzujcie:
- Ile dokumentów ogólnie (oszacujcie po folderach)?
- Gdzie sa: dysk współdzielony, e-mail, papier, chmura?
- Jakie formaty: PDF, Word, Excel, skanowane?
- Które sa aktywnie używane, a które archiwalne?
Krok 2: Ustalcie priorytety
- Nowe dokumenty (natychmiast): Od pierwszego dnia wszystko nowe trafia do DMS
- Aktywne dokumenty (tydzień 1-2): Aktywne umowy, bieżące projekty
- Prawnie wymagane (tydzień 2-4): Dokumentacja podatkowa, akta kadrowe
- Archiwa (miesiąc 2-3): Starsza dokumentacja, według priorytetu
Krok 3: Masowe przesyłanie
Dla dużych wolumenów: przeciągnijcie i upuście cale foldery. DMS zachowuje istniejaca strukturę folderów i automatycznie stosuje OCR do skanowanych dokumentów.
Krok 4: Tagowanie AI
AI automatycznie rozpoznaje typ dokumentu, datę i zaangażowane strony. Metadane sa dodawane automatycznie: wystarczy przejrzeć i poprawić ewentualne błędy.
Krok 5: Rownolegle działanie
Podczas migracji stary i nowy system działają rownolegle. Nowe dokumenty trafiają do DMS. Stare sa stopniowo przenoszone. Gdy wszystko jest zmigrowane, stary system jest wyłączany.
Harmonogram
| Faza | Czas trwania |
|---|---|
| Przygotowanie i inwentaryzacja | 1-2 dni |
| Konfiguracja DMS | 1 dzień |
| Migracja aktywnych dokumentów | 1-2 tygodnie |
| Rownolegle działanie | 2-4 tygodnie |
| Pelna migracja | 1-3 miesiące |
Podsumowanie
Migracja do Docavelo nie oznacza zaklacenia działalności. Zacznijcie z nowymi dokumentami dziś, stare migrujcie stopniowo. Masowe przesyłanie, tagowanie AI i OCR czynią proces bezbolesnym. Wypróbujcie za darmo.
