Dlaczego e-mail nie nadaje się do dokumentów firmowych: 7 problemów, które ignorujecie
Firmy maja dokumenty rozproszone po e-mailach, Viberze i WhatsApp. Oto dlaczego to poważny problem i jak go rozwiązać raz na zawsze.
"Wyslij mi to mailem": zdanie kosztujące firmy tysiące godzin
W przeciętnej firmie dokumenty sa wymieniane przez e-mail, komunikatory i rozne kanały komunikacji. Księgowy potrzebuje faktury: przychodzi na czacie. Dyrektor potrzebuje umowy: ktoś znajduje ja w starym e-mailu. List przewozowy? Gdzieś w załączniku sprzed 3 miesięcy.
To "dziala", dopóki nie przestanie działać. A zawsze przestaje działać w najgorszym momencie: podczas kontroli podatkowej, przeglądu lub gdy klient zaza dowodu dostawy.
7 problemów z wysyłaniem dokumentów mailem
1. Dokumenty gina w skrzynce odbiorczej
Przeciętny użytkownik biznesowy otrzymuje 120+ e-maili dziennie. Faktura sprzed miesiąca jest pogrzebana pod setkami innych wiadomości.
2. Brak kontroli wersji
Kolega wysyła umowę v1. Otrzymujecie poprawkę v2 mailem. Klient wysyła uwagi na czacie. Finalna wersja jest... gdzie?
3. Brak kontroli dostępu
Gdy wysyłasz dokument mailem, tracisz nad nim kontrole. Kto go przekazał dalej? Kto zapisał na osobistym laptopie?
4. Ograniczona pojemność
Darmowa pojemność e-mail szybko się zapelnia, gdy kazda faktura ma 2-5 MB, a listy przewozowe zawierają zdjęcia produktów.
5. Wyszukiwanie nie dziala dla skanowanych dokumentów
Kolega skanuje fakturę i wysyła jako obraz. E-mail nie moze szukać tekstu w tym obrazie.
6. Brak kategoryzacji
E-mail nie rozroznia faktury od oferty, umowy od notatek ze spotkania. Wszystkie dokumenty to po prostu "zalaczniki."
7. Niezgodność z prawem
Przepisy archiwalne wymagają przechowywania dokumentów według kategorii z określonymi okresami przechowywania. E-mail nie spelnia zadnego z tych wymagań.
Rozwiązanie: Scentralizowany DMS
- Jedno miejsce na wszystkie dokumenty: koniec z "gdzie to wysłałem?"
- Wyszukiwanie AI: opiszcie dokument słowami, system go znajdzie
- Automatyczna klasyfikacja: system rozpoznaje typy dokumentów
- Portal klienta: zamiast e-maila klienci przesyłają bezpośrednio do systemu
- Kontrola dostępu: kto co widzi, z pelna sciezka audytu
Podsumowanie
E-mail został stworzony do komunikacji, nie do zarządzania dokumentami. Za każdym razem, gdy wysyłajcie fakturę mailem, tworzycie niekontrolowany duplikat.
Docavelo zastepuje e-mail i komunikatory w wymianie dokumentów. Klienci przesyłają przez portal, zespoły korzystają z DMS, a AI znajduje każdy dokument w sekundy. Wypróbujcie za darmo: 14 dni, bez karty kredytowej.
