Jak wypełnić księgę archiwalna: Przewodnik krok po kroku na 2026 rok
Szczegółowe instrukcje wypełniania księgi archiwalnej z przykładami, szablonami i typowymi błędami. Termin upływa 30 kwietnia: przygotujcie się na czas.
Czym jest ksiega archiwalna i dlaczego jest obowiazkowa?
Ksiega archiwalna (arhivska knjiga) to prawnie nakazany rejestr, w którym kazda osoba prawna i przedsiebiorca w Serbii musi ewidencjonować cały materiał registraturowy (registraturski materijal) powstały w toku działalności. Zgodnie z Ustawa o materiałach archiwalnych i działalności archiwalnej ("Dziennik Urzędowy RS", nr 6/2020), kazda firma musi prowadzić księgę archiwalna i zlozic ja w kompetentnym archiwum do 30 kwietnia za rok poprzedni.
Wiele firm nie wie o tym obowiązku lub go ignoruje, dopóki nie przyjdzie kontrola archiwalna. Grzywny dla osób prawnych mogą sięgać 2 000 000 RSD.
Jakie kolumny zawiera ksiega archiwalna?
Formularz księgi archiwalnej zawiera następujące kolumny:
| Kolumna | Opis | Przykład |
|---|---|---|
| Numer porządkowy | Ciągły numer wpisu, przenoszony z roku na rok | 1, 2, 3... |
| Data wpisu | Data zarejestrowania wpisu | 15.01.2026 |
| Rok powstania | Rok, w którym dokumentacja powstala | 2025 |
| Oznaczenie klasyfikacyjne | Kod z Listy kategorii | 04-02 |
| Treść (opis) | Krotki opis kategorii dokumentacji | Faktury wychodzące |
| Ilość | Liczba segregatorów, pudelek lub MB (dla elektronicznych) | 3 segregatory |
| Okres przechowywania | Okres przechowywania według Listy kategorii | 10 lat |
| Lokalizacja | Gdzie dokumentacja jest fizycznie/cyfrowo przechowywana | Polka 3, pomieszczenie archiwalne |
| Uwagi | Dodatkowe informacje (zniszczone, przekazane do archiwum itp.) | nie dotyczy |
Krok po kroku: Jak wypełnić księgę archiwalna
Krok 1: Przygotujcie Listę kategorii
Zanim zacznijcie wypełniać, musicie miec przyjeta Listę kategorii materiału registraturowego z okresami przechowywania. Dokument ten definiuje wszystkie typy dokumentacji w firmie i jak długo każdy typ musi być przechowywany. Lista musi być zatwierdzona przez kompetentne archiwum.
Krok 2: Zbierzcie cala dokumentacje za rok
Sporządźcie inwentaryzacje całej dokumentacji wytworzonej lub otrzymanej w ciągu roku:
- Faktury (przychodzące i wychodzące)
- Umowy
- Dokumentacja kadrowa
- Sprawozdania finansowe
- Dokumentacja podatkowa
- Ogolna korespondencja
- Dokumentacja techniczna
Krok 3: Sklasyfikujcie dokumentacje
Przypiscie każdy dokument do odpowiedniej kategorii według Listy kategorii. Kazda kategoria otrzymuje swoje oznaczenie klasyfikacyjne.
Krok 4: Wypełnijcie kolumny
Dla każdej kategorii dokumentacji wpiszcie dane do księgi archiwalnej. Numer porządkowy jest kontynuowany z poprzedniego roku, nie zaczynacie od 1 każdego roku.
Krok 5: Podpiszcie i złóżcie
Księgę archiwalna podpisuje osoba odpowiedzialna za ochronę materiału registraturowego. Złożenie nastepuje w kompetentnym terytorialnym archiwum (np. Archiwum Historyczne Belgradu dla firm belgradskich) do 30 kwietnia.
Najczęstsze błędy
- Zaczynanie numeru porządkowego od 1 każdego roku: Numer jest ciągły, przenoszony z poprzedniego roku
- Brak Listy kategorii: Bez zatwierdzonej listy ksiega archiwalna nie ma podstawy
- Pomijanie dokumentacji elektronicznej: E-faktury, e-maile i umowy cyfrowe również muszą być rejestrowane
- Niedokładne ilości: Precyzyjnie podawajcie liczbę segregatorow/pudelek lub megabajtów
- Wypełnianie wstecznie w ostatniej chwili: Prowadźcie księgę przez cały rok, nie tylko przed terminem
Elektroniczna czy papierowa ksiega archiwalna?
Ustawa pozwala na prowadzenie księgi archiwalnej w formie elektronicznej. Jest to znacznie bardziej praktyczne, ponieważ umozliwia:
- Automatyczne generowanie numerów porządkowych
- Wyszukiwanie według dowolnego pola
- Eksport do PDF lub Excel do złożenia w archiwum
- Integracje z systemami DMS do automatycznego wypełniania
Docavelo automatycznie generuje księgę archiwalna na podstawie dokumentów przesyłanych do systemu. Zamiast ręcznego wypełniania, system śledzi każdy dokument, a na koniec roku ksiega archiwalna jest gotowa jednym kliknięciem.
Termin i kary
Termin złożenia księgi archiwalnej w kompetentnym archiwum to 30 kwietnia bieżącego roku za dokumentacje wytworzona w poprzednim roku kalendarzowym.
Kary za niezłożenie lub niedokładne zapisy:
- Osoby prawne: 50 000 - 2 000 000 RSD
- Przedsiębiorcy: 10 000 - 500 000 RSD
- Osoby odpowiedzialne: 5 000 - 150 000 RSD
Podsumowanie
Wypełnianie księgi archiwalnej nie musi być skomplikowane, jeśli macie odpowiednie przygotowanie i narzędzie. Kluczem jest prowadzenie ewidencji przez cały rok, posiadanie zatwierdzonej Listy kategorii i niezwlekanie do ostatniej chwili.
Z Docavelo ksiega archiwalna jest generowana automatycznie. Przesyłajcie dokumenty do systemu przez cały rok, a do kwietnia wszystko jest gotowe do złożenia. Wypróbujcie za darmo.
