Google Drive vs DMS: dlaczego Google Drive nie wystarcza dla poważnego biznesu
Google Drive jest świetny do plików osobistych, ale w przypadku dokumentów biznesowych ma poważne ograniczenia. Porównaliśmy go z odpowiednim DMS: oto co odkryliśmy.
Dlaczego firmy używają Google Drive
Google Drive jest popularny, bo jest darmowy (do 15 GB), prosty i zintegrowany z Gmail. Dla małych zespołów udostępniających prezentacje i arkusze kalkulacyjne jest zupełnie wystarczający.
Ale gdy firma rośnie, pojawiają się wymogi regulacyjne, a dokumenty staja się krytyczne dla operacji: Google Drive pokazuje swoje ograniczenia.
7 powodów, dlaczego Google Drive nie zastąpi DMS
1. Brak kontroli wersji dla PDF i skanów
Google Drive ma wersjonowanie dla Google Docs, Sheets i Slides. Ale dla PDF, plików Word, arkuszy Excel i zeskanowanych dokumentów, które stanowią 90% dokumentacji biznesowej, nie ma wersjonowania.
2. Wyszukiwanie nie rozumie treści PDF
Google Drive moze szukać tekstu w dokumentach Google, ale dla plików PDF wyszukiwanie dziala tylko po nazwach plików. Zeskanowane dokumenty sa całkowicie nieprzeszukiwalne.
3. Brak okresów przechowywania
Google Drive nie wie, ze fakturę trzeba przechowywać 7 lat ani ze umowę o prace trzeba zachować 6 lat po zakończeniu.
4. Ograniczona kontrola dostępu
Google Drive ma udostępnianie po folderze lub pliku, ale dla dużych zespołów szybko staje się to niepraktyczne.
5. Brak ścieżki audytu
Kto otworzył dokument? Kto go zmienił? Kiedy? Google Drive prowadzi podstawowa historie, ale nie zapewnia szczegółowej ścieżki audytu.
6. Brak podpisu elektronicznego
Google Drive nie ma wbudowanej funkcji kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
7. Brak automatycznej kategoryzacji
W Google Drive organizacja jest w 100% reczna. DMS z AI automatycznie kategoryzuje dokumenty w momencie przesłania.
Szczegółowe porównanie
| Funkcja | Google Drive | Docavelo DMS |
|---|---|---|
| Wyszukiwanie treści PDF | Ograniczone | AI + OCR |
| Zeskanowane dokumenty | Nieprzeszukiwalne | OCR -> przeszukiwalne |
| Wersjonowanie PDF | Nie | Tak: pelna historia |
| Okresy przechowywania | Nie | Automatyczne śledzenie |
| Podpis elektroniczny | Nie (zewnętrzne) | Zintegrowany QES + znacznik czasu |
| Auto-kategoryzacja | Nie | Kategoryzacja AI |
| Sciezka audytu | Podstawowa | Szczegółowy dziennik audytu |
| Zgodność z regulacjami | Czesciowa | Pelna (GDPR, eIDAS) |
| Cena (10 użytkowników) | ~70 EUR/mies. (Business) | Od 25 EUR/mies. |
Podsumowanie
Google Drive jest świetny do udostępniania zdjęć z wakacji. Ale do dokumentów biznesowych z prawnymi wymogami przechowywania, wymagających podpisów i przeszukiwalnosci: potrzebujecie odpowiedniego DMS.
Przejdźcie na Docavelo i przestańcie używać osobistego narzędzia do plików w poważnym biznesie.
