Który plik jest właściwy? Jak rozwiązać chaos wersji dokumentów
umowa_FINALNA_v3_NAPRAWDE_FINALNA.pdf, jeśli to wygląda znajomo, macie problem z kontrola wersji. Oto jak to naprawić.
Scenariusz, który zna kazda firma
Dyrektor wysyła umowę do klienta. Klient zmienia dwie klauzule i odsyła. Prawnik poprawia. Dyrektor coś dodaje. Wersja finalna? Nikt nie jest pewien. Na folderze współdzielonym widzicie:
umowa_klientX.docxumowa_klientX_v2.docxumowa_klientX_FINALNA.docxumowa_klientX_FINALNA_poprawka.docxumowa_klientX_FINALNA_v2_PRAWDZIWA.docx
Ktora podpisujemy?
Dlaczego to jest niebezpieczne, nie tylko irytujące
- Konsekwencje prawne: podpisanie zlej wersji oznacza, ze wynegocjowane warunki nie sa uwzględnione
- Straty finansowe: wysłanie zlej oferty ze starym cennikiem do klienta
- Strata czasu: każde "ktora jest najnowsza wersja?" kosztuje 5-10 minut
Jak DMS rozwiazuje kontrole wersji
- Automatyczne wersjonowanie: kazda edycja zapisuje automatycznie nowa wersje
- Historia zmian: kto co zmienił, kiedy i dlaczego
- Blokowanie dokumentu: gdy ktoś edytuje, inni nie mogą nadpisać
- Jedno źródło prawdy: jeden dokument, wszyscy widza ta sama wersje
Podsumowanie
Chaos wersji dokumentów kosztuje czas, pieniądze i moze miec konsekwencje prawne. Rozwiązanie: jeden system, automatyczne wersjonowanie, pelna historia.
Docavelo automatycznie zapisuje kazda wersje każdego dokumentu. Zawsze wiecie, ktora jest najnowsza, kto co zmienił i możecie wrócić do dowolnej poprzedniej wersji. Wypróbujcie za darmo.
